Gestire una struttura presente contemporaneamente su Airbnb, Booking.com e sul proprio sito web può aumentare notevolmente le possibilità di ricevere prenotazioni. Ma c’è un problema da risolvere: mantenere aggiornate le disponibilità su tutti i canali.
Se una camera viene prenotata su Airbnb mentre sul tuo sito continua a risultare disponibile, rischi una doppia prenotazione. Lo stesso può accadere tra Booking.com e gli altri portali.
La soluzione è sincronizzare i calendari, così che le date occupate su un canale vengano automaticamente bloccate anche sugli altri.
In questa guida vediamo come sincronizzare Airbnb, Booking.com e il proprio sito, quali strumenti puoi utilizzare e quali sono i limiti della sincronizzazione tramite iCal.
Perché sincronizzare Airbnb, Booking.com e il proprio sito
Essere presenti su più piattaforme permette di raggiungere più potenziali ospiti.
Molte strutture utilizzano contemporaneamente:
- Airbnb;
- Booking.com;
- un sito web proprietario;
- altri portali OTA;
- prenotazioni ricevute direttamente tramite telefono, email o WhatsApp.
Il problema nasce quando ogni piattaforma utilizza un calendario indipendente.
Immagina, ad esempio, che un ospite prenoti dal tuo sito dal 10 al 14 agosto.
Se Airbnb e Booking.com non ricevono questa informazione, quelle stesse date potrebbero continuare a risultare disponibili.
Un secondo ospite potrebbe quindi prenotarle da un’altra piattaforma.
La sincronizzazione dei calendari serve proprio a evitare questo problema.
Come funziona la sincronizzazione dei calendari
Airbnb e Booking.com permettono di esportare e importare le disponibilità utilizzando un formato chiamato iCal.
Un calendario iCal viene normalmente condiviso attraverso un URL.
Il collegamento contiene le date occupate o non disponibili presenti sul calendario.
Il funzionamento generale è semplice:
Airbnb → esporta calendario → sito web importa il calendario
Booking.com → esporta calendario → sito web importa il calendario
Ma per avere una sincronizzazione completa è necessario anche fare il contrario:
Sito web → esporta calendario → Airbnb importa il calendario
Sito web → esporta calendario → Booking.com importa il calendario
In questo modo ogni piattaforma può conoscere le prenotazioni ricevute dagli altri canali.
Cos’è un calendario iCal
iCal è uno standard utilizzato per scambiare informazioni tra calendari.
I file utilizzano generalmente il formato:
.ics
Nel settore delle case vacanze viene utilizzato soprattutto per condividere periodi occupati o bloccati.
Un feed iCal può contenere informazioni come:
- data di arrivo;
- data di partenza;
- periodi non disponibili;
- blocchi manuali;
- prenotazioni.
Non è invece pensato per sincronizzare completamente tutte le informazioni della prenotazione.
Ad esempio, tramite una normale sincronizzazione iCal non vengono generalmente trasferiti:
- prezzo della prenotazione;
- dati completi dell’ospite;
- numero di persone;
- pagamenti;
- messaggi;
- regole tariffarie.
Per questo motivo è importante distinguere un sistema iCal da un Channel Manager.
Come sincronizzare Airbnb con il proprio sito
Il primo passaggio consiste nel recuperare il calendario esportabile di Airbnb.
All’interno delle impostazioni del calendario della struttura puoi trovare la funzione dedicata alla sincronizzazione.
Airbnb permette normalmente di:
- esportare il proprio calendario;
- ottenere un URL iCal;
- importare calendari provenienti da altri sistemi.
Una volta ottenuto il link del calendario Airbnb, devi inserirlo nel sistema di prenotazione utilizzato sul tuo sito.
Il booking engine o plugin WordPress scaricherà periodicamente il calendario e bloccherà le date già occupate su Airbnb.
Sincronizzare anche il sito verso Airbnb
Importare Airbnb nel sito non è sufficiente.
Devi anche fare l’operazione inversa.
Il tuo sistema di prenotazione deve essere in grado di generare un calendario iCal esportabile.
Dovrai quindi:
- copiare il link iCal generato dal tuo sito;
- entrare nelle impostazioni calendario di Airbnb;
- scegliere la funzione per importare un calendario;
- incollare il link del tuo sito.
A questo punto Airbnb potrà leggere le prenotazioni ricevute direttamente dal tuo sito.
Come sincronizzare Booking.com con il proprio sito
Booking.com permette di sincronizzare le disponibilità tramite iCal per molte tipologie di struttura.
Anche in questo caso il principio è lo stesso.
Devi recuperare l’URL del calendario esportato da Booking.com e inserirlo nel tuo sistema di prenotazione.
Il flusso sarà quindi:
Booking.com → sito web
Il tuo booking engine importerà periodicamente le date occupate e le renderà non prenotabili sul sito.
Sincronizzare il sito verso Booking.com
Per avere una sincronizzazione bidirezionale devi poi importare su Booking.com il calendario generato dal tuo sito.
Il flusso diventa quindi:
Sito web → Booking.com
In questo modo una prenotazione diretta ricevuta dal tuo sito può bloccare automaticamente le stesse date anche su Booking.com.
Come sincronizzare Airbnb e Booking.com tra loro
Airbnb e Booking.com possono essere sincronizzati anche direttamente tramite iCal.
Il sistema consiste nell’esportare il calendario di una piattaforma e importarlo nell’altra.
Puoi quindi creare questi collegamenti:
Airbnb → Booking.com
e
Booking.com → Airbnb
Tuttavia, se utilizzi anche il tuo sito, è generalmente più ordinato utilizzare il booking engine come punto centrale della sincronizzazione.
La struttura potrebbe essere:
Airbnb ↔ sito web ↔ Booking.com
Il sito importa le disponibilità delle OTA e contemporaneamente esporta le proprie prenotazioni.
Esempio pratico
Supponiamo che tu gestisca un appartamento pubblicato su:
- Airbnb;
- Booking.com;
- il tuo sito ufficiale.
Un ospite effettua una prenotazione direttamente dal tuo sito dal 5 al 9 settembre.
Il booking engine registra immediatamente la prenotazione e aggiorna il proprio calendario.
Airbnb e Booking.com, durante il successivo aggiornamento dei calendari iCal, leggono il feed del tuo sito.
Le date dal 5 al 9 settembre vengono quindi contrassegnate come non disponibili.
Se successivamente arriva una prenotazione da Airbnb, il processo avviene nella direzione opposta.
Il tuo sito importa il calendario Airbnb e blocca automaticamente quelle date.
Quanto velocemente si aggiornano i calendari iCal?
Questo è uno degli aspetti più importanti da conoscere.
La sincronizzazione iCal non è necessariamente istantanea.
Ogni piattaforma decide quando aggiornare i calendari importati.
Anche il plugin o booking engine utilizzato sul proprio sito può avere una determinata frequenza di aggiornamento.
Possono quindi trascorrere alcuni minuti o, in alcuni sistemi, diverse ore prima che una nuova prenotazione venga visualizzata sugli altri calendari.
Per una piccola struttura con un numero limitato di prenotazioni, iCal può essere una soluzione molto efficace.
Per strutture con un volume elevato di prenotazioni contemporanee può invece essere preferibile un Channel Manager con sincronizzazione tramite API.
Sincronizzazione iCal o Channel Manager?
Le due soluzioni hanno obiettivi simili, ma funzionano in modo diverso.
Sincronizzazione iCal
La sincronizzazione iCal è relativamente semplice e viene utilizzata principalmente per condividere le disponibilità.
I principali vantaggi sono:
- configurazione semplice;
- costi generalmente ridotti;
- compatibilità con molti portali;
- adatta a case vacanze, appartamenti e piccole strutture.
Il limite principale è la frequenza di aggiornamento.
Channel Manager
Un Channel Manager è invece un sistema progettato specificamente per gestire più portali contemporaneamente.
Può sincronizzare non soltanto le disponibilità, ma anche:
- prezzi;
- tariffe;
- restrizioni;
- soggiorni minimi;
- inventario;
- altre informazioni della struttura.
Per questo motivo viene spesso utilizzato da hotel, residence e strutture con numerose camere.
È possibile sincronizzare Airbnb e Booking.com con WordPress?
Sì.
Se il sito della struttura utilizza WordPress puoi installare un booking engine compatibile con iCal.
Il plugin deve poter:
- creare uno o più calendari;
- importare calendari iCal esterni;
- esportare un proprio calendario iCal;
- bloccare automaticamente le date occupate;
- gestire le prenotazioni ricevute dal sito.
In questo modo WordPress può diventare il centro del sistema di prenotazione.
Il visitatore consulta le disponibilità direttamente dal sito e può inviare una richiesta oppure effettuare una prenotazione.
Come evitare le doppie prenotazioni
La sincronizzazione dei calendari riduce notevolmente il rischio di overbooking, ma è importante configurarla correttamente.
Dopo aver collegato i calendari, verifica sempre che la sincronizzazione funzioni in entrambe le direzioni.
Controlla quindi:
- che Airbnb venga importato sul sito;
- che Booking.com venga importato sul sito;
- che il calendario del sito venga importato su Airbnb;
- che il calendario del sito venga importato su Booking.com.
È inoltre consigliabile effettuare una prova.
Puoi bloccare manualmente alcune date su un calendario e verificare successivamente se compaiono come non disponibili anche sugli altri.
Attenzione alle prenotazioni ricevute manualmente
Non tutte le prenotazioni arrivano necessariamente tramite Airbnb, Booking.com o il sito.
Potresti ricevere una prenotazione tramite:
- telefono;
- WhatsApp;
- email;
- cliente abituale;
- prenotazione diretta in struttura.
In questo caso è importante inserire manualmente la prenotazione nel calendario principale.
Se il sistema esporta correttamente il proprio calendario iCal, il blocco verrà successivamente comunicato anche alle OTA collegate.
Questo permette di mantenere un unico calendario aggiornato.
Utilizzare il proprio sito come centro delle prenotazioni
Una strategia interessante consiste nell’utilizzare il proprio sito come hub centrale.
Il sito può ricevere le disponibilità provenienti dalle OTA e contemporaneamente gestire le prenotazioni dirette.
Il vantaggio principale delle prenotazioni dirette è che il proprietario può ridurre la dipendenza dalle commissioni delle piattaforme.
Un sistema di questo tipo permette di avere:
- calendario delle disponibilità;
- prenotazioni dirette;
- sincronizzazione Airbnb;
- sincronizzazione Booking.com;
- gestione delle prenotazioni;
- eventuali pagamenti online.
Le OTA continuano quindi a essere importanti canali di acquisizione, mentre il sito diventa progressivamente un canale di vendita diretto.
Host Domination Booking Engine per sincronizzare i calendari
Se utilizzi WordPress, Host Domination Booking Engine permette di creare un sistema di prenotazione direttamente all’interno del proprio sito.
Puoi gestire il calendario delle disponibilità e collegarlo ai calendari utilizzati dalle piattaforme esterne tramite iCal.
In questo modo puoi utilizzare il sito per raccogliere prenotazioni dirette continuando contemporaneamente a mantenere la presenza su Airbnb e Booking.com.
L’obiettivo è semplice: avere le disponibilità sincronizzate e ridurre il rischio che la stessa data venga venduta contemporaneamente su più canali.
Domande frequenti
Posso sincronizzare Airbnb e Booking.com gratuitamente?
In molti casi sì.
Entrambe le piattaforme supportano sistemi di sincronizzazione dei calendari tramite iCal e numerosi booking engine permettono di importare questi calendari.
Il costo dipende principalmente dal sistema utilizzato sul proprio sito.
La sincronizzazione iCal è immediata?
Non sempre.
L’aggiornamento dipende dalla frequenza con cui le piattaforme e il sistema di prenotazione controllano i calendari esterni.
Per questo motivo può esserci un intervallo tra la prenotazione e l’aggiornamento degli altri canali.
iCal sincronizza anche i prezzi?
No.
iCal viene utilizzato principalmente per condividere eventi e disponibilità.
Per sincronizzare automaticamente prezzi e tariffe tra diversi portali è generalmente necessario utilizzare un Channel Manager.
Posso utilizzare iCal con WordPress?
Sì.
È sufficiente utilizzare un plugin o booking engine che supporti l’importazione e l’esportazione di calendari iCal.
Devo collegare Airbnb direttamente a Booking.com?
Non necessariamente.
Se utilizzi un booking engine sul tuo sito puoi importare entrambi i calendari nel sistema centrale ed esportare successivamente il calendario del sito verso le piattaforme.
Conclusione
Sincronizzare Airbnb, Booking.com e il proprio sito web è uno dei passaggi fondamentali per gestire correttamente una struttura presente su più canali.
La soluzione più semplice consiste nell’utilizzare i calendari iCal.
Airbnb e Booking.com esportano le proprie disponibilità, mentre il booking engine del sito le importa e blocca automaticamente le date occupate.
Contemporaneamente il sito può esportare le prenotazioni dirette verso le OTA.
Il risultato è un sistema nel quale:
Airbnb ↔ sito web ↔ Booking.com
rimangono collegati attraverso i calendari.
Per piccole strutture, appartamenti, B&B e case vacanze questa soluzione può essere sufficiente per gestire le disponibilità senza ricorrere immediatamente a sistemi più complessi.
Man mano che aumentano il numero di camere, portali e prenotazioni, può invece diventare opportuno valutare un Channel Manager.
L’aspetto più importante rimane comunque lo stesso: avere un calendario centrale affidabile e aggiornato, così da poter continuare a vendere su Airbnb e Booking.com senza rinunciare alle prenotazioni dirette dal proprio sito.
