Gestire il check-in degli ospiti non è mai stato così semplice! Con la nuova funzionalità Self Check-in gratuito di Host Domination Booking Engine, i proprietari di case vacanze, B&B, hotel, affittacamere e ostelli possono raccogliere online i dati anagrafici e gli estremi dei documenti degli ospiti direttamente attraverso il proprio sito WordPress.
Niente abbonamenti aggiuntivi, nessun costo per ogni check-in e nessuna piattaforma esterna obbligatoria: la funzionalità è disponibile gratuitamente nel plugin Host Domination Booking Engine FREE.
Un sistema pensato per semplificare il lavoro quotidiano degli host, migliorare l’esperienza degli ospiti e agevolare la preparazione dei dati necessari agli adempimenti previsti dalle normative locali.
Perché è importante registrare i documenti degli ospiti?
Chi gestisce una struttura ricettiva deve occuparsi non soltanto delle prenotazioni, ma anche di diversi adempimenti amministrativi.
In molti Paesi è prevista la raccolta delle generalità degli ospiti e, in determinati casi, la comunicazione dei dati alle autorità competenti.
In Italia, ad esempio, l’articolo 109 del TULPS prevede l’obbligo di identificare gli ospiti e comunicare le loro generalità alla Pubblica Sicurezza attraverso il portale Alloggiati Web.
La comunicazione deve essere effettuata entro 24 ore dall’arrivo, con termini più brevi per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore.
Questi adempimenti riguardano diverse tipologie di strutture, tra cui:
- Case vacanze e appartamenti turistici.
- Bed & Breakfast e affittacamere.
- Hotel, alberghi e residence.
- Ostelli e strutture con camere condivise.
- Locazioni brevi soggette agli obblighi di comunicazione.
A questi obblighi possono aggiungersi la tassa di soggiorno, dove prevista, e le comunicazioni statistiche relative ai flussi turistici.
Si tratta però di adempimenti distinti: la registrazione degli ospiti per finalità di pubblica sicurezza non sostituisce la gestione dell’imposta di soggiorno né gli eventuali obblighi statistici.
Raccogliere anticipatamente i dati necessari può aiutare il gestore a organizzare meglio queste procedure e a ridurre il tempo dedicato alla compilazione manuale.
Self Check-in gratuito: la nuova funzionalità di Host Domination Booking Engine
Con Host Domination Booking Engine puoi offrire ai tuoi ospiti un modulo digitale per inserire autonomamente le informazioni necessarie alla preparazione del check-in.
Il tutto direttamente dal tuo sito WordPress, senza acquistare software aggiuntivi.
La funzionalità permette di:
- Raccogliere nome, cognome e informazioni anagrafiche degli ospiti.
- Richiedere gli estremi del documento di identità.
- Registrare i dati di tutti gli ospiti inclusi nella prenotazione.
- Consultare le informazioni raccolte nel pannello WordPress.
- Condividere un link privato per completare il Self Check-in.
- Controllare quali prenotazioni non hanno ancora completato la procedura.
Il Self Check-in è facoltativo e può essere abilitato per le singole camere o strutture.
In questo modo puoi decidere autonomamente dove utilizzare la funzionalità.
Come funziona il Self Check-in online? Bastano 3 passaggi
1. L’ospite conferma la prenotazione
Una volta confermata la prenotazione, l’ospite può visualizzare un pulsante che lo invita ad avviare il Self Check-in online.
Il sistema mette a disposizione un collegamento dedicato alla prenotazione, attraverso il quale accedere al modulo.
2. L’ospite inserisce i propri dati
Il cliente apre il modulo, anche dal proprio smartphone, e compila le informazioni richieste per sé e per gli altri ospiti inclusi nel soggiorno.
Tra i dati richiesti figurano nome, cognome, data di nascita, nazionalità, indirizzo ed estremi del documento di identità.
Non è necessario creare un account WordPress o accedere al pannello amministrativo della struttura.
3. Il gestore consulta i dati nel pannello WordPress
Quando l’ospite completa la procedura, le informazioni vengono salvate e possono essere consultate dal gestore nella relativa prenotazione.
Se il cliente non ha ancora completato il Self Check-in, il Booking Engine mostra un avviso nel pannello amministrativo, insieme a un link da copiare e inviare all’ospite.
In questo modo puoi sollecitare la compilazione senza dover richiedere manualmente tutte le informazioni.
Dati degli ospiti protetti con crittografia
La raccolta dei dati personali richiede particolare attenzione, soprattutto quando vengono trattati gli estremi dei documenti di identità.
Per questo la funzionalità Self Check-in di Host Domination Booking Engine è stata progettata con specifiche misure di protezione.
I dati raccolti vengono cifrati prima di essere memorizzati nel database WordPress, utilizzando crittografia AES-256-GCM.
Inoltre, il Self Check-in richiede un sito configurato con connessione sicura HTTPS, così da proteggere le informazioni durante la trasmissione.
Il sistema utilizza collegamenti privati associati alle singole prenotazioni e non richiede il caricamento di fotografie o scansioni dei documenti di identità.
Questo permette di raccogliere gli estremi documentali necessari senza creare inutilmente archivi di immagini dei documenti degli ospiti.
Il gestore rimane comunque responsabile della corretta gestione dei dati, delle informative privacy, della sicurezza del sito e dei tempi di conservazione previsti dalla normativa applicabile.
Self Check-in e normativa italiana: cosa bisogna sapere?
Il Self Check-in digitale rappresenta uno strumento utile per raccogliere preventivamente le informazioni, ma è importante distinguere la compilazione online dei dati dall’identificazione legale degli ospiti.
In Italia, la sentenza del Consiglio di Stato n. 9101 del 21 novembre 2025 ha ribadito la necessità di verificare visivamente la corrispondenza tra l’ospite e il documento di identità. Questa verifica può essere effettuata anche attraverso soluzioni tecnologiche idonee, purché consentano il controllo richiesto all’accesso della struttura.
Di conseguenza, il modulo Self Check-in non sostituisce da solo l’identificazione dell’ospite né la comunicazione ufficiale attraverso Alloggiati Web.
Il vantaggio è poter preparare in anticipo la raccolta dei dati, rendendo più ordinata e veloce la successiva gestione degli adempimenti.
È importante ricordare anche che, secondo le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali, le copie dei documenti eventualmente acquisite per la comunicazione alle autorità non devono essere conservate oltre il tempo strettamente necessario.
Per approfondire:
- Portale ufficiale Alloggiati Web
- Indicazioni del Garante Privacy sulla conservazione dei documenti degli ospiti
Self Check-in per B&B, case vacanze, hotel e ostelli: tutti i vantaggi
La nuova funzionalità è particolarmente utile per chi gestisce una o più strutture ricettive.
Case vacanze e affitti brevi: il proprietario può richiedere anticipatamente le informazioni degli ospiti, evitando di raccoglierle una per una tramite messaggi e conversazioni separate.
Bed & Breakfast e affittacamere: il gestore può verificare quali prenotazioni hanno già completato la compilazione dei dati e quali richiedono un promemoria.
Hotel e piccoli alberghi: il modulo digitale permette di organizzare le informazioni prima dell’arrivo, riducendo le attività amministrative durante l’accoglienza.
Ostelli e camere condivise: la possibilità di inserire i dati dei diversi ospiti inclusi nella prenotazione è particolarmente utile nei soggiorni di gruppo.
Property Manager e gestori multi-proprietà: il Self Check-in può essere attivato per ciascuna struttura, mantenendo le informazioni collegate alle rispettive prenotazioni.
Un Self Check-in gratuito direttamente sul tuo WordPress
Una delle caratteristiche principali di Host Domination Booking Engine è la possibilità di utilizzare il sistema senza dipendere obbligatoriamente da una piattaforma cloud esterna.
La funzionalità Self Check-in segue questa filosofia.
Non devi acquistare un software dedicato per iniziare a raccogliere i dati dei tuoi ospiti, né pagare un costo aggiuntivo per ogni modulo compilato.
E soprattutto, non è necessario acquistare Host Domination Booking Engine PRO per utilizzare il Self Check-in.
La funzionalità è inclusa nella versione gratuita!
Molto più di un Self Check-in: scopri Host Domination Booking Engine FREE
Il plugin non si limita alla raccolta dei dati degli ospiti.
Con Host Domination Booking Engine FREE puoi trasformare il tuo sito WordPress in un canale di prenotazione diretta, con numerose funzionalità disponibili gratuitamente:
- Calendario delle disponibilità per camere e strutture.
- Richieste di prenotazione direttamente dal sito.
- Sincronizzazione dei calendari tramite iCal con piattaforme compatibili, come Airbnb e Booking.com.
- Gestione delle prenotazioni nel pannello WordPress.
- Selezione di adulti e bambini.
- Prezzi base per notte e soggiorno minimo.
- Integrazione con Elementor e Gutenberg.
- Modulo prenotazioni ottimizzato per dispositivi mobili.
- Nuova funzionalità Self Check-in gratuita.
Per chi desidera funzionalità avanzate, la versione PRO mette inoltre a disposizione strumenti aggiuntivi come i pagamenti online con Stripe e la gestione avanzata dei prezzi.
Puoi quindi iniziare gratuitamente e ampliare il tuo sistema di prenotazione in base alle necessità della struttura.
Domande frequenti sul Self Check-in gratuito
Il Self Check-in di Host Domination Booking Engine è davvero gratis?
Sì. La raccolta online dei dati degli ospiti è inclusa nella versione FREE del plugin WordPress, senza un costo aggiuntivo per ogni check-in.
Devo acquistare la versione PRO per utilizzarlo?
No. La funzionalità Self Check-in è disponibile anche nella versione gratuita.
Posso raccogliere i dati di più ospiti per una sola prenotazione?
Sì. Il modulo consente di inserire i dati dei diversi ospiti previsti dalla prenotazione, nel rispetto del numero di persone prenotate.
I dati vengono salvati in modo crittografato?
Sì. Le informazioni raccolte vengono memorizzate utilizzando crittografia AES-256-GCM e il modulo richiede una connessione HTTPS.
Il plugin invia automaticamente le schedine ad Alloggiati Web?
No. Il Self Check-in consente di raccogliere e consultare i dati, ma non effettua automaticamente l’invio al portale della Polizia di Stato. L’identificazione degli ospiti e gli adempimenti previsti dalla legge rimangono a carico del gestore.
Posso utilizzare il Self Check-in per un ostello o una casa vacanze?
Certamente. La funzionalità è pensata per diverse tipologie di alloggi turistici, dalle singole camere agli appartamenti e alle strutture con più ospiti.
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