Migliori strumenti per host Airbnb: software e app utili per gestire una casa vacanze

Gestire un alloggio su Airbnb non significa soltanto pubblicare un annuncio e aspettare le prenotazioni.

Calendari, prezzi, messaggi agli ospiti, check-in, pulizie, pagamenti e sincronizzazione con altri portali possono richiedere molto tempo, soprattutto quando le prenotazioni iniziano ad aumentare.

Per questo motivo esistono numerosi strumenti per host Airbnb che permettono di automatizzare alcune attività e organizzare meglio la gestione della struttura.

Non tutti gli host, però, hanno bisogno di un PMS o di un Channel Manager complesso. Chi gestisce uno o due appartamenti può spesso costruire uno stack molto più semplice utilizzando soltanto gli strumenti realmente necessari.

In questa guida vediamo alcuni dei migliori strumenti per host Airbnb, suddivisi in base alla funzione: gestione delle prenotazioni, prezzi dinamici, comunicazioni, pulizie, check-in, pagamenti e prenotazioni dirette.

Quali strumenti servono realmente a un host Airbnb?

Gli strumenti più utili dipendono soprattutto dal numero di immobili gestiti e dai canali attraverso cui arrivano le prenotazioni.

Un host potrebbe aver bisogno di software per:

• gestire il calendario;
• sincronizzare Airbnb con Booking.com o Vrbo;
• evitare doppie prenotazioni;
• automatizzare i messaggi agli ospiti;
• aggiornare automaticamente i prezzi;
• organizzare le pulizie;
• effettuare il check-in online;
• inviare i dati degli ospiti;
• accettare pagamenti;
• ricevere prenotazioni direttamente dal proprio sito;
• vendere servizi extra.

La soluzione migliore non è quindi necessariamente utilizzare un unico software che faccia tutto.

In molti casi è più conveniente combinare pochi strumenti specializzati.

1. Airbnb: gli strumenti integrati per host

Il primo strumento da conoscere è naturalmente Airbnb stesso.

La piattaforma mette a disposizione degli host diverse funzioni per gestire prenotazioni, disponibilità e tariffe.

Nel calendario Airbnb è possibile, ad esempio:

• aprire o bloccare date;
• impostare soggiorni minimi;
• configurare il preavviso necessario per una prenotazione;
• gestire disponibilità future;
• visualizzare prenotazioni;
• modificare prezzi e alcune regole tariffarie.

Airbnb mette inoltre a disposizione strumenti organizzati nelle sezioni dedicate agli host, tra cui calendario, prenotazioni e gestione operativa.

Sincronizzazione calendario Airbnb

Una funzione particolarmente importante è la possibilità di importare ed esportare calendari.

Airbnb permette infatti di utilizzare collegamenti calendario per sincronizzare le disponibilità con altri siti.

Quando una notte viene occupata in un calendario collegato, può essere bloccata anche sull’altro calendario, in base ai tempi e alle modalità di aggiornamento della piattaforma.

Questa funzione è particolarmente utile per chi utilizza contemporaneamente Airbnb, Booking.com, Vrbo o un proprio sito.

2. Host Domination Booking Engine: per ricevere prenotazioni dirette dal proprio sito

Airbnb può essere un canale molto importante, ma dipendere esclusivamente dalle OTA significa non avere un vero canale di prenotazione proprietario.

Per questo motivo uno degli strumenti più interessanti per un host può essere un Booking Engine collegato al proprio sito web.

Host Domination Booking Engine è una soluzione WordPress progettata per permettere a host e strutture ricettive di ricevere prenotazioni direttamente dal proprio sito.

Attraverso un Booking Engine è possibile creare un flusso del tipo:

Google / Social / Cliente abituale → sito della struttura → verifica disponibilità → prenotazione diretta

anziché:

Cliente → OTA → prenotazione

Per un host che possiede già un sito WordPress, questo permette di aggiungere un vero sistema di prenotazione senza dover necessariamente spostare l’intero sito su una piattaforma esterna.

Perché può essere utile a un host Airbnb?

Un Booking Engine può essere interessante per:

• ricevere prenotazioni dirette;
• mostrare le disponibilità;
• gestire più calendari;
• sincronizzare calendari OTA;
• bloccare automaticamente le date occupate;
• accettare richieste di prenotazione;
• accettare pagamenti online;
• proporre servizi extra;
• applicare prezzi, sconti o coupon;
• ridurre progressivamente la dipendenza dalle OTA.

Airbnb può quindi continuare a essere utilizzato come canale di acquisizione, mentre il sito diventa un ulteriore canale diretto.

3. PriceLabs: per il dynamic pricing

Uno degli aspetti più complessi della gestione di una casa vacanze è stabilire il prezzo corretto per ogni notte.

Applicare sempre la stessa tariffa significa ignorare fattori come:

• stagionalità;
• weekend;
• festività;
• eventi locali;
• domanda;
• anticipo della prenotazione;
• occupazione;
• andamento del mercato.

Uno degli strumenti più conosciuti in questo settore è PriceLabs.

PriceLabs utilizza dati di mercato e regole configurabili per suggerire e aggiornare automaticamente le tariffe degli alloggi.

La piattaforma può intervenire anche sui soggiorni minimi e permette di impostare prezzi minimi, massimi, regole stagionali e altre personalizzazioni.

Quando può essere utile?

PriceLabs diventa particolarmente interessante quando:

• vuoi utilizzare prezzi dinamici;
• non vuoi modificare manualmente le tariffe ogni giorno;
• gestisci più immobili;
• vuoi analizzare domanda e concorrenza;
• vuoi modificare i prezzi in base agli eventi locali;
• vuoi ottimizzare occupazione e ricavi.

Per un singolo appartamento con prezzi molto semplici potrebbe non essere indispensabile.

Con l’aumentare delle prenotazioni e della concorrenza, invece, un software di revenue management può diventare molto più interessante.

4. Hospitable: per automatizzare la comunicazione con gli ospiti

Rispondere sempre alle stesse domande può diventare una delle attività più ripetitive per un host.

Gli ospiti chiedono frequentemente:

• a che ora è il check-in?
• dove posso parcheggiare?
• come entro nell’appartamento?
• qual è la password Wi-Fi?
• come funziona il check-out?
• posso arrivare prima?
• posso lasciare i bagagli?

Una piattaforma come Hospitable punta proprio sull’automazione della gestione degli affitti brevi e della comunicazione con gli ospiti.

La piattaforma integra strumenti dedicati alla gestione delle case vacanze e utilizza automazioni anche per la messaggistica.

Perché automatizzare i messaggi?

È possibile creare comunicazioni differenti in base al momento del soggiorno.

Ad esempio:

Subito dopo la prenotazione

Conferma e informazioni iniziali.

Qualche giorno prima dell’arrivo

Istruzioni per check-in, parcheggio e indirizzo.

Il giorno dell’arrivo

Codice di accesso e informazioni principali.

Prima del check-out

Istruzioni per lasciare la struttura.

Dopo il soggiorno

Ringraziamento e richiesta di recensione.

Per chi gestisce molte prenotazioni, automatizzare almeno parte di queste comunicazioni può ridurre notevolmente il lavoro manuale.

5. Chekin: check-in online e registrazione degli ospiti

Per gli host italiani un’altra parte importante della gestione riguarda la registrazione degli ospiti e gli adempimenti collegati.

Chekin è una piattaforma specializzata nell’automazione del check-in.

Gli ospiti possono ricevere un link attraverso il quale inserire autonomamente i propri dati prima dell’arrivo.

Chekin mette inoltre a disposizione, in base al servizio e alla configurazione utilizzata, funzioni relative a:

• check-in online;
• registrazione ospiti;
• invio dati alle autorità;
• ISTAT;
• self check-in;
• verifica dell’identità;
• contratti;
• accessi digitali.

Per il mercato italiano, Chekin indica anche funzionalità per l’invio automatico dei dati al Portale Alloggiati e all’ISTAT.

Perché può essere utile?

Immaginiamo di gestire cinque appartamenti.

Contattare manualmente ogni ospite, raccogliere i dati, trascriverli e completare le procedure può richiedere molto tempo.

Automatizzare questo processo permette all’host di concentrarsi maggiormente sulla gestione della struttura e sull’esperienza dell’ospite.

È comunque sempre necessario verificare che il processo utilizzato sia conforme alle normative applicabili alla propria struttura e alla propria località.

6. Turno: per organizzare le pulizie

Una prenotazione non termina al check-out.

Da quel momento parte infatti una delle attività operative più importanti:

preparare nuovamente l’alloggio per l’ospite successivo.

Quando le prenotazioni sono numerose, organizzare le pulizie tramite messaggi WhatsApp, telefonate e calendari separati può diventare complicato.

Turno è uno strumento dedicato proprio alla gestione delle pulizie per affitti brevi.

Può sincronizzare i calendari delle prenotazioni e generare automaticamente le attività di pulizia in base agli arrivi e alle partenze.

Tra le funzioni offerte troviamo anche:

• programmazione automatica;
• gestione degli addetti;
• checklist;
• comunicazioni;
• pagamenti;
• gestione delle attività di turnover.

Turno offre inoltre un marketplace attraverso cui gli host possono cercare professionisti delle pulizie.

Quando diventa particolarmente utile?

Soprattutto quando:

• gestisci diversi immobili;
• lavori con più addetti;
• hai check-out e check-in nello stesso giorno;
• non vuoi comunicare manualmente ogni nuova prenotazione;
• vuoi verificare che le attività siano state completate.

7. Stripe: per accettare pagamenti diretti

Quando si ricevono prenotazioni esclusivamente attraverso Airbnb, gran parte del pagamento viene gestita dalla piattaforma.

Quando invece si costruisce un canale di prenotazione diretta, bisogna decidere come incassare il soggiorno.

Una soluzione molto utilizzata per i pagamenti online è Stripe.

Stripe può essere integrato all’interno di siti web e Booking Engine per permettere al cliente di effettuare un pagamento online.

Per un host può essere utilizzato, a seconda del sistema di prenotazione, per:

• pagamento completo del soggiorno;
• acconto;
• servizi extra;
• saldo;
• altre transazioni online.

Un sistema di pagamento integrato è particolarmente importante se l’obiettivo è trasformare il sito della struttura in un vero canale di vendita.

8. WhatsApp Business: per comunicazioni rapide

Non sempre serve un software complesso.

Per molti piccoli host, WhatsApp Business rimane uno degli strumenti più semplici per comunicare con gli ospiti.

Può essere utilizzato per:

• inviare informazioni sul check-in;
• condividere posizione e indicazioni;
• rispondere rapidamente alle richieste;
• inviare informazioni utili durante il soggiorno;
• comunicare eventuali servizi aggiuntivi.

È importante però evitare che WhatsApp diventi l’unico sistema attraverso cui viene gestita l’intera attività.

Con molte prenotazioni, cercare manualmente informazioni all’interno di decine di conversazioni può diventare poco efficiente.

Meglio utilizzarlo come canale di comunicazione, mantenendo prenotazioni e disponibilità all’interno di strumenti dedicati.

9. Smart lock: per automatizzare il self check-in

Un’altra categoria di strumenti molto utile per gli host Airbnb è rappresentata dalle serrature intelligenti.

Le smart lock permettono, a seconda del modello, di utilizzare:

• codici temporanei;
• tastierini;
• smartphone;
• accessi programmati;
• chiavi virtuali.

Questo permette di ridurre la necessità di incontrare fisicamente ogni ospite per consegnare le chiavi.

Quando conviene una smart lock?

Può essere particolarmente utile se:

• non vivi vicino alla struttura;
• hai molti check-in;
• accetti arrivi serali;
• gestisci più immobili;
• vuoi offrire self check-in.

Prima dell’installazione è importante verificare compatibilità con porta, serratura, condominio e requisiti normativi applicabili alla propria struttura.

10. Google Calendar: per organizzare attività e promemoria

Google Calendar non è un software specifico per Airbnb, ma può comunque essere molto utile.

Un host può utilizzarlo per organizzare:

• manutenzioni;
• interventi tecnici;
• consegne;
• appuntamenti;
• controlli della struttura;
• scadenze;
• pulizie straordinarie.

Non dovrebbe però sostituire il calendario delle prenotazioni.

Per le disponibilità è preferibile utilizzare Airbnb, il proprio Booking Engine, un PMS o un sistema di sincronizzazione progettato specificamente per le prenotazioni.

11. Un sito web personale: uno degli strumenti più importanti nel lungo periodo

Tra gli strumenti per host viene spesso dimenticato quello che può avere maggiore valore strategico nel tempo:

il proprio sito web.

Airbnb, Booking.com e le altre OTA sono piattaforme appartenenti a terzi.

Il sito della struttura, invece, è un asset controllato direttamente dal proprietario.

Un sito permette di:

• presentare meglio la struttura;
• pubblicare più fotografie e contenuti;
• posizionarsi su Google;
• creare guide sulla destinazione;
• raccogliere contatti;
• mostrare servizi;
• collegare WhatsApp;
• ricevere richieste;
• integrare un Booking Engine;
• sviluppare prenotazioni dirette.

L’obiettivo non deve necessariamente essere abbandonare Airbnb.

Una strategia più equilibrata può essere:

OTA + sito web + prenotazioni dirette.

Airbnb può continuare a generare visibilità e nuovi clienti, mentre il sito permette di costruire progressivamente un canale indipendente.

12. Sincronizzazione iCal: semplice ma estremamente utile

Se utilizzi contemporaneamente Airbnb e altri canali, uno degli strumenti tecnici più importanti da conoscere è iCal.

Airbnb permette di esportare il proprio calendario attraverso un URL e importare calendari provenienti da altri siti.

Questo consente di creare collegamenti come:

Airbnb ↔ Booking.com

oppure:

Airbnb ↔ sito web

oppure:

Airbnb ↔ Booking.com ↔ sito

Lo scopo principale è impedire che una stessa data continui a risultare disponibile su più canali dopo aver ricevuto una prenotazione.

La sincronizzazione iCal non sostituisce completamente un Channel Manager, perché normalmente riguarda soprattutto occupazione e disponibilità e non tutta la distribuzione di tariffe, restrizioni e inventario.

Per uno o pochi appartamenti, però, può essere una soluzione estremamente pratica.

Quali strumenti scegliere se gestisci un solo Airbnb?

Se gestisci un solo appartamento, probabilmente non hai bisogno di utilizzare dieci piattaforme diverse.

Una configurazione semplice potrebbe essere:

Necessità	Strumento
Prenotazioni OTA	Airbnb
Prenotazioni dirette	Booking Engine
Sincronizzazione	iCal
Comunicazione	WhatsApp Business
Check-in	Chekin o gestione manuale
Prezzi	Airbnb o PriceLabs
Pulizie	Calendario / Turno
Pagamenti diretti	Stripe

L’obiettivo deve essere semplificare, non aggiungere software inutilmente.

E se gestisci più appartamenti?

Quando aumentano le proprietà, cambia anche il tipo di strumenti necessari.

Potrebbero diventare importanti:

• PMS;
• Channel Manager;
• automazione dei messaggi;
• dynamic pricing;
• gestione centralizzata delle pulizie;
• check-in automatico;
• dashboard multi-proprietà;
• Booking Engine;
• sistemi di pagamento;
• automazioni operative.

Con dieci o venti immobili, ciò che poteva essere gestito manualmente con un foglio Excel e WhatsApp diventa molto più difficile da controllare.

PMS e Channel Manager servono sempre?

No.

Questo è un errore abbastanza comune.

Un host che gestisce un appartamento presente su Airbnb e Booking.com potrebbe riuscire a lavorare tranquillamente attraverso:

Booking Engine + sincronizzazione iCal + strumenti operativi specifici.

Un property manager con decine di immobili presenti su numerose OTA avrà invece esigenze completamente differenti.

Un Channel Manager diventa particolarmente utile quando è necessario distribuire disponibilità, tariffe e restrizioni su numerosi canali.

Un PMS serve invece a centralizzare maggiormente la gestione operativa della struttura.

Non esiste quindi uno stack software valido per tutti.

Come scegliere i migliori strumenti per Airbnb

Prima di acquistare qualsiasi software, conviene porsi alcune domande.

Quanti immobili gestisco?

Un singolo appartamento non ha le stesse esigenze di cinquanta appartamenti.

Su quanti portali vendo?

Utilizzare soltanto Airbnb è molto diverso dall’essere presenti contemporaneamente su Airbnb, Booking.com, Vrbo e altri portali.

Quanto tempo perdo nelle attività ripetitive?

Se ogni giorno trascorri ore a inviare gli stessi messaggi, aggiornare prezzi o comunicare le pulizie, probabilmente è proprio quella l’attività da automatizzare per prima.

Voglio aumentare le prenotazioni dirette?

In questo caso sito web e Booking Engine diventano strumenti particolarmente importanti.

Ho realmente bisogno di un software all-in-one?

Non necessariamente.

Per molti piccoli host può essere più efficiente utilizzare tre o quattro strumenti ben scelti piuttosto che una piattaforma complessa di cui viene utilizzato soltanto il 20% delle funzioni.

I migliori strumenti per host Airbnb: conclusioni

Non esiste un singolo software capace di essere il miglior strumento per ogni host.

Ogni applicazione risolve un problema differente.

Airbnb gestisce il canale OTA e mette già a disposizione numerose funzioni per calendario e prenotazioni.

PriceLabs può essere utile per automatizzare il pricing.

Hospitable può aiutare nella gestione e automazione delle comunicazioni.

Chekin può semplificare check-in e registrazione degli ospiti.

Turno è specializzato nella gestione delle pulizie.

Stripe può gestire i pagamenti delle prenotazioni dirette.

Un Booking Engine, infine, permette di trasformare il proprio sito in un ulteriore canale di vendita.

La scelta migliore consiste quindi nell’individuare quali attività richiedono più tempo e costruire progressivamente uno stack adatto alla propria struttura.

Per molti piccoli host, una configurazione relativamente semplice composta da:

Airbnb + sito web + Booking Engine + sincronizzazione calendari + check-in online

può già automatizzare una parte importante del lavoro senza dover necessariamente adottare fin dall’inizio un PMS o un Channel Manager complesso.

Domande frequenti

Quali sono i migliori strumenti per host Airbnb?

Dipende dalle necessità. Tra le categorie più utili troviamo strumenti per pricing dinamico, sincronizzazione calendari, check-in online, pulizie, automazione dei messaggi, pagamenti e prenotazioni dirette.

Serve un Channel Manager per Airbnb?

Non necessariamente. Per uno o pochi immobili presenti su pochi portali può essere sufficiente utilizzare la sincronizzazione dei calendari. Il Channel Manager diventa più interessante con l’aumentare di immobili, OTA, tariffe e complessità gestionale.

Come sincronizzare Airbnb con Booking.com?

Airbnb permette di importare ed esportare calendari utilizzando collegamenti calendario. In questo modo è possibile condividere le date occupate tra piattaforme compatibili.

Come evitare doppie prenotazioni su Airbnb?

È importante mantenere i calendari sincronizzati tra tutti i canali utilizzati. Questo può essere fatto tramite iCal oppure attraverso sistemi più avanzati come Channel Manager.

Come ricevere prenotazioni Airbnb dal proprio sito?

Le prenotazioni effettuate sul proprio sito non sono tecnicamente prenotazioni Airbnb, ma prenotazioni dirette. Per riceverle è possibile creare un sito e collegare un Booking Engine attraverso cui l’ospite verifica disponibilità e completa la prenotazione.

Qual è il miglior software per un piccolo host?

Per un piccolo host è spesso preferibile evitare sistemi eccessivamente complessi. Calendario OTA, sincronizzazione, Booking Engine, sistema di check-in e uno strumento per le comunicazioni possono essere sufficienti per iniziare.

È meglio utilizzare un PMS o più strumenti separati?

Dipende dalla dimensione dell’attività. Un PMS può essere molto utile per strutture più organizzate e property manager, mentre un piccolo host può spesso ottenere una gestione efficace combinando pochi strumenti specializzati.