Se gestisci una casa vacanze, un B&B o un appartamento su Booking.com, può essere molto utile esportare il calendario delle prenotazioni per collegarlo ad Airbnb, al calendario del tuo sito o ad altri strumenti di gestione.
Booking.com permette di farlo tramite un link iCal, cioè un indirizzo che consente a un altro calendario compatibile di leggere le date occupate della struttura.
In questa guida vediamo come esportare il calendario Booking.com, dove trovare il link iCal e soprattutto quali sono i limiti di questo tipo di sincronizzazione.
Cos’è il link iCal di Booking.com?
Il link iCal è un URL associato al calendario di una struttura o di una specifica unità.
Quando questo link viene inserito all’interno di un altro sistema compatibile, quest’ultimo può leggere le informazioni relative alle date occupate e utilizzarle per aggiornare la propria disponibilità.
In pratica il flusso è questo:
Booking.com → link iCal → altro calendario
Ad esempio:
Booking.com → iCal → Airbnb
oppure:
Booking.com → iCal → Booking Engine del tuo sito
Questo sistema è particolarmente utile per ridurre il rischio che una stessa data rimanga disponibile contemporaneamente su più canali.
Come esportare il calendario Booking.com
Per trovare il link iCal devi entrare nella Extranet di Booking.com.
L’interfaccia può variare leggermente in base al tipo di struttura e alla configurazione dell’account, ma il percorso attuale passa normalmente dalla sezione dedicata al calendario e alla sincronizzazione.
1. Accedi alla Extranet Booking.com
Entra nel pannello di gestione della tua struttura e seleziona, se necessario, la proprietà che vuoi configurare.
2. Apri Calendario e prezzi
Cerca una delle sezioni:
Calendario e prezzi
oppure
Tariffe e disponibilità
La dicitura può cambiare leggermente a seconda della versione della Extranet.
3. Apri “Sincronizza calendari”
All’interno della gestione del calendario cerca:
Sincronizza calendari
oppure, nella versione inglese:
Sync calendars
Da questa schermata Booking.com permette di gestire le connessioni con calendari esterni.
4. Seleziona “Aggiungi connessione calendario”
Clicca su:
Aggiungi connessione calendario
Booking.com potrebbe inizialmente chiederti di inserire il link di un calendario esterno.
Se il tuo obiettivo è solamente ottenere il link iCal di Booking.com, puoi utilizzare l’opzione per saltare questo passaggio, quando disponibile.
5. Esporta il calendario
Assegna un nome alla connessione e scegli:
Esporta calendario
Booking.com genererà il link del calendario della struttura.
6. Copia il link iCal Booking.com
Clicca su:
Copia link
Hai ottenuto il tuo link iCal Booking.com.
A seconda della configurazione, Booking.com può consentire di esportare solamente le date prenotate oppure includere anche date chiuse/bloccate.
Dove devo inserire il link iCal?
Dipende da cosa vuoi sincronizzare.
Il principio è sempre lo stesso:
Booking.com genera il link → il servizio esterno importa il link
Puoi quindi utilizzarlo, ad esempio, per collegare Booking.com con:
- Airbnb
- un Booking Engine
- un gestionale per case vacanza
- un PMS compatibile
- alcuni calendari esterni
- altri portali che supportano l’importazione iCal
Se utilizzi più portali contemporaneamente, devi prestare particolare attenzione alla direzione della sincronizzazione.
Come sincronizzare Booking.com e Airbnb tramite iCal
Supponiamo di avere lo stesso appartamento pubblicato sia su Booking.com sia su Airbnb.
Esportare solamente Booking.com verso Airbnb crea questa sincronizzazione:
Booking.com → Airbnb
Quando Booking.com segnala una data occupata, Airbnb può importare quell’informazione e bloccare la stessa data.
Ma questo non significa necessariamente che Booking.com riceva anche le prenotazioni Airbnb.
Per ottenere una sincronizzazione nelle due direzioni devi creare anche il collegamento opposto:
Airbnb → Booking.com
Il risultato diventa quindi:
Booking.com ⇄ Airbnb
In pratica:
- esporti il calendario Booking.com;
- importi il link su Airbnb;
- esporti il calendario Airbnb;
- importi il link Airbnb su Booking.com.
È importante configurare entrambi i collegamenti quando vuoi che ciascuna piattaforma tenga conto delle prenotazioni ricevute dall’altra.
Posso importare il calendario Booking.com sul mio sito?
Sì, se il sistema di prenotazione utilizzato dal sito supporta l’importazione iCal.
È una soluzione particolarmente interessante per chi vuole iniziare a ricevere anche prenotazioni dirette, senza dipendere esclusivamente dalle OTA.
Il flusso può diventare:
Booking.com → iCal → sito
e, se il Booking Engine utilizzato supporta anche l’esportazione:
Booking.com ⇄ sito
In questo modo una prenotazione ricevuta su Booking.com può rendere indisponibili le stesse date sul sito e viceversa.
Con Host Domination Booking Engine, ad esempio, puoi collegare i calendari esterni delle tue strutture e centralizzare le prenotazioni all’interno di WordPress.
Questo permette di affiancare alle prenotazioni provenienti dalle OTA anche quelle ricevute direttamente dal proprio sito.
Attenzione: iCal non sincronizza tutto
Questo è probabilmente il punto più importante della guida.
Un calendario iCal non è equivalente a un Channel Manager.
iCal viene utilizzato principalmente per trasmettere informazioni relative al calendario e all’occupazione delle date.
Non devi quindi aspettarti che attraverso il semplice link iCal vengano sincronizzati automaticamente elementi come:
- prezzi;
- tariffe;
- promozioni;
- restrizioni avanzate;
- disponibilità strutturata dell’inventario;
- contenuti dell’annuncio.
Booking.com dispone infatti di sistemi di connettività specifici per Channel Manager e PMS in grado di gestire anche tariffe e disponibilità tramite API.
Questa distinzione è fondamentale.
iCal
Booking.com → date occupate → altro calendario
Channel Manager / integrazione API
Booking.com ⇄ disponibilità + tariffe + inventario + altre informazioni
Per una singola casa vacanze o per poche strutture, iCal può essere una soluzione semplice ed efficace.
Quando invece il numero di alloggi e canali cresce, può diventare più indicato utilizzare sistemi di sincronizzazione più evoluti.
Il calendario Booking.com si aggiorna in tempo reale?
Non bisogna considerare la sincronizzazione iCal come una connessione istantanea.
I sistemi collegati devono infatti leggere periodicamente il feed iCal per verificare se sono presenti modifiche.
Questo significa che può esistere un intervallo tra:
nuova prenotazione → aggiornamento iCal → importazione sull’altro portale
Ed è proprio questo uno dei principali limiti dell’iCal rispetto a un’integrazione API.
Se ricevi molte prenotazioni contemporaneamente o gestisci strutture con un’occupazione elevata, questo aspetto deve essere considerato nella strategia utilizzata per evitare gli overbooking.
Non trovo “Sincronizza calendari” su Booking.com: perché?
Può capitare di entrare nella Extranet e non trovare la voce Sincronizza calendari.
Prima di tutto verifica di:
- essere entrato nella struttura corretta;
- utilizzare la Extranet da browser;
- avere i permessi necessari per modificare disponibilità e calendario;
- cercare la funzione all’interno di Calendario, Calendario e prezzi oppure Tariffe e disponibilità.
La disponibilità della sincronizzazione iCal può inoltre dipendere dalla configurazione della struttura e dalle connessioni già presenti nell’account; alcune strutture collegate attraverso provider di connettività utilizzano invece il relativo Channel Manager/PMS.
Posso avere un link iCal per ogni appartamento?
Sì: se gestisci diverse unità è fondamentale collegare correttamente il calendario relativo a ciascun alloggio.
Ad esempio:
Appartamento Roma → iCal Booking.com Roma
Appartamento Milano → iCal Booking.com Milano
Appartamento Napoli → iCal Booking.com Napoli
Non bisogna mescolare i calendari di strutture differenti.
Se utilizzi un Booking Engine o un gestionale, ogni feed deve essere associato al calendario corretto.
Link iCal Booking.com: non condividerlo pubblicamente
Il link del calendario deve essere trattato come un indirizzo privato destinato ai servizi che devono effettuare la sincronizzazione.
È quindi preferibile non pubblicarlo all’interno di:
- pagine del sito;
- forum;
- articoli;
- screenshot pubblici;
- messaggi accessibili a terzi.
Copialo direttamente dalla Extranet e inseriscilo esclusivamente nel servizio che deve importarlo.
iCal Booking.com o Channel Manager?
La scelta dipende soprattutto dalla complessità della struttura.
iCal può essere sufficiente se:
gestisci pochi appartamenti, vuoi principalmente sincronizzare le date occupate e stai cercando una soluzione semplice.
Un sistema più evoluto può essere preferibile se:
gestisci molti alloggi, lavori contemporaneamente con diverse OTA oppure hai bisogno di sincronizzare anche prezzi, tariffe e inventario.
Non è quindi corretto considerare iCal e Channel Manager come due strumenti perfettamente equivalenti.
Conclusione
Esportare il calendario Booking.com è relativamente semplice.
Il percorso da cercare nella Extranet è generalmente:
Booking.com → Calendario e prezzi/Tariffe e disponibilità → Sincronizza calendari → Esporta calendario → Copia link
Una volta ottenuto il link iCal puoi inserirlo in Airbnb, nel Booking Engine del tuo sito o in qualsiasi altro sistema compatibile.
La cosa più importante è però capire come circolano le informazioni:
Booking.com → iCal → calendario esterno
Se vuoi che anche Booking.com riceva le prenotazioni dell’altro sistema, dovrai configurare anche il collegamento nella direzione opposta.
Per chi possiede un sito WordPress, Host Domination Booking Engine permette di affiancare alle prenotazioni provenienti da Booking.com e dagli altri portali anche le prenotazioni dirette dal proprio sito, centralizzando la gestione dei calendari.
FAQ
Dove trovo il link iCal di Booking.com?
Accedi alla Extranet, apri la gestione del calendario e cerca Sincronizza calendari / Sync calendars. Da qui puoi utilizzare la funzione di esportazione e copiare il relativo link iCal.
Il link iCal Booking.com è gratuito?
La funzione iCal è uno strumento di sincronizzazione del calendario disponibile all’interno della gestione Booking.com per le strutture compatibili. Non richiede l’acquisto separato di un Channel Manager.
Posso collegare Booking.com ad Airbnb?
Sì. Puoi esportare il calendario Booking.com e importarlo su Airbnb. Per una sincronizzazione nelle due direzioni dovrai poi esportare anche il calendario Airbnb e importarlo su Booking.com.
iCal sincronizza anche i prezzi di Booking.com?
No. Un semplice feed iCal non va considerato uno strumento per sincronizzare le tariffe. Per gestire prezzi, inventario e disponibilità in modo più avanzato esistono integrazioni di connettività e Channel Manager. Booking.com mette a disposizione dei provider API specifiche anche per tariffe e disponibilità.
Posso usare il calendario Booking.com sul mio sito?
Sì, se il Booking Engine utilizzato sul sito supporta l’importazione di calendari iCal.
iCal elimina completamente il rischio di overbooking?
Riduce notevolmente il rischio quando i calendari sono configurati correttamente, ma la sincronizzazione iCal non deve essere considerata istantanea. Per questo motivo, soprattutto con molte strutture o un volume elevato di prenotazioni, è importante valutare attentamente il sistema di sincronizzazione utilizzato.
