Pubblicare una casa vacanze su più portali aumenta la visibilità e le possibilità di ricevere prenotazioni, ma rende anche più complessa la gestione delle disponibilità.
Se lo stesso appartamento è presente contemporaneamente su Booking.com, Airbnb, Vrbo e sul tuo sito web, devi assicurarti che tutti i calendari siano aggiornati correttamente.
In caso contrario rischi di ricevere due prenotazioni per le stesse date, generando il classico problema dell’overbooking.
Uno dei sistemi più semplici per evitarlo è utilizzare la sincronizzazione iCal di Booking.com.
In questa guida vedremo come sincronizzare il calendario Booking.com, come collegarlo ad Airbnb e al proprio sito web e come gestire meglio le disponibilità della propria casa vacanze.
Cos’è la sincronizzazione del calendario Booking.com?
Booking.com permette, per le strutture e configurazioni compatibili, di collegare il calendario delle disponibilità ad altri sistemi attraverso il formato iCal.
iCal è uno standard utilizzato per condividere informazioni relative alle date occupate e disponibili tra diverse piattaforme.
Attraverso un link iCal puoi quindi collegare Booking.com con:
- Airbnb;
- Vrbo;
- altri portali di prenotazione compatibili;
- il sito web della struttura;
- booking engine;
- gestionali e PMS compatibili con iCal.
Il principio è semplice.
Quando una prenotazione occupa determinate date su Booking.com, queste informazioni vengono inserite nel calendario esportato.
Le altre piattaforme collegate possono leggere il feed e bloccare a loro volta quelle date.
Perché sincronizzare il calendario Booking.com?
Il problema nasce soprattutto quando vendi la stessa struttura attraverso più canali.
Immaginiamo che il tuo appartamento sia disponibile dal 5 al 10 agosto su:
Booking.com, Airbnb e sito ufficiale.
Un cliente prenota su Booking.com dal 7 al 9 agosto.
Se Airbnb e il sito non ricevono l’aggiornamento, quelle stesse date potrebbero continuare a risultare disponibili.
Un secondo cliente potrebbe quindi prenotare dal 7 al 9 agosto attraverso un altro canale.
Avresti così un overbooking.
La sincronizzazione dei calendari permette invece di:
- aggiornare le disponibilità;
- ridurre il rischio di doppie prenotazioni;
- gestire più portali contemporaneamente;
- diminuire il lavoro manuale;
- collegare Booking.com al proprio sito;
- ricevere prenotazioni dirette senza perdere il controllo delle disponibilità.
Come esportare il calendario Booking.com
Per collegare Booking.com a un altro sistema devi recuperare il relativo link del calendario.
Accedi all’area extranet della struttura e apri la sezione dedicata al calendario o alla sincronizzazione delle disponibilità.
A seconda della configurazione del tuo account e della tipologia di struttura, puoi trovare le opzioni relative a:
Importazione calendario
Permette a Booking.com di leggere le prenotazioni provenienti da un altro sistema.
Esportazione calendario
Permette invece di ottenere il link iCal contenente le prenotazioni e le date occupate presenti su Booking.com.
Il link esportato può quindi essere inserito all’interno di Airbnb, di un booking engine o di un altro sistema compatibile.
Come sincronizzare Booking.com con Airbnb
Una delle configurazioni più comuni è collegare Booking.com e Airbnb.
Per una sincronizzazione corretta conviene effettuare il collegamento in entrambe le direzioni.
Devi quindi:
- esportare il calendario Booking.com;
- importarlo su Airbnb;
- esportare il calendario Airbnb;
- importarlo su Booking.com.
In questo modo le due piattaforme possono scambiarsi le informazioni relative alle date occupate.
Una prenotazione ricevuta su Booking.com può quindi bloccare le relative date su Airbnb e viceversa.
Perché bisogna sincronizzare i calendari in entrambe le direzioni?
Questo passaggio è molto importante.
Supponiamo di importare solamente il calendario Booking.com dentro Airbnb.
Airbnb conoscerà le prenotazioni ricevute da Booking.com.
Booking.com, però, potrebbe non conoscere automaticamente le prenotazioni ricevute su Airbnb.
Per questo motivo, quando utilizzi iCal, è consigliabile creare una sincronizzazione bidirezionale.
In pratica ogni piattaforma deve:
- esportare il proprio calendario;
- importare quello dell’altro portale.
Questo riduce notevolmente il rischio di avere disponibilità differenti tra i vari canali.
Come sincronizzare Booking.com con il proprio sito web
Se hai un sito ufficiale per la tua casa vacanze, B&B o appartamento turistico, puoi collegare anche le disponibilità di Booking.com.
Questo è particolarmente utile se vuoi iniziare a ricevere prenotazioni dirette dal tuo sito.
Con un sistema compatibile con iCal puoi importare il calendario Booking.com e mostrare automaticamente come non disponibili le date già prenotate sulla piattaforma.
Con Host Domination Booking Engine, ad esempio, puoi creare un sistema di prenotazione direttamente sul tuo sito WordPress e collegare i calendari esterni attraverso iCal.
In questo modo puoi continuare a utilizzare Booking.com come canale di vendita e contemporaneamente raccogliere prenotazioni dal tuo sito ufficiale.
Booking.com + Airbnb + sito web: come organizzare i calendari
Una configurazione molto comune per una casa vacanze è questa:
Booking.com → sito web
Le prenotazioni Booking.com vengono importate e bloccano le relative date sul sito.
Airbnb → sito web
Anche le prenotazioni Airbnb vengono visualizzate come date occupate.
Sito web → Booking.com e Airbnb
Le prenotazioni dirette ricevute attraverso il Booking Engine vengono esportate verso i portali esterni.
L’obiettivo è mantenere tutte le disponibilità sincronizzate.
In questo modo puoi utilizzare più canali senza dover aggiornare manualmente ogni calendario dopo ogni prenotazione.
Cos’è un overbooking su Booking.com?
Si parla di overbooking quando la stessa struttura viene prenotata da due clienti diversi per date sovrapposte.
Esempio:
Booking.com: prenotazione dal 15 al 20 luglio.
Sito diretto: prenotazione dal 18 al 22 luglio.
Le notti del 18 e 19 luglio sono quindi state vendute due volte.
Questo può creare diversi problemi.
Potresti dover:
- cancellare una prenotazione;
- cercare una sistemazione alternativa;
- rimborsare il cliente;
- gestire reclami;
- ricevere recensioni negative;
- affrontare eventuali conseguenze previste dal portale.
Una buona sincronizzazione dei calendari riduce fortemente questo rischio.
La sincronizzazione iCal di Booking.com è immediata?
È importante chiarire un aspetto.
La sincronizzazione iCal non è necessariamente in tempo reale.
Quando ricevi una prenotazione avvengono diversi passaggi:
- Booking.com registra la prenotazione;
- il calendario esportato viene aggiornato;
- l’altra piattaforma controlla il feed iCal;
- le nuove date vengono importate.
Tra un passaggio e l’altro può esserci un intervallo di tempo.
La frequenza di sincronizzazione dipende dal sistema utilizzato.
Per questo motivo iCal è molto utile per piccoli proprietari e gestori di case vacanze, ma strutture con moltissimi canali e volumi elevati possono valutare sistemi API, PMS o Channel Manager.
Come evitare overbooking su Booking.com
Oltre alla sincronizzazione iCal, puoi adottare alcune buone pratiche.
Controlla regolarmente i calendari
Verifica periodicamente che i feed siano ancora correttamente collegati.
Un collegamento rimosso o configurato in modo errato potrebbe interrompere la sincronizzazione.
Utilizza la sincronizzazione bidirezionale
Non limitarti a esportare Booking.com.
Assicurati che Booking.com riceva anche le prenotazioni provenienti dagli altri canali.
Evita di creare collegamenti duplicati
Importare più volte lo stesso calendario può rendere la configurazione più difficile da controllare.
Mantieni una struttura semplice e chiara.
Aggiorna manualmente nei periodi ad alta richiesta
Durante festività, ponti o periodi particolarmente richiesti può essere utile verificare manualmente gli aggiornamenti dopo aver ricevuto una prenotazione.
Usa un calendario centralizzato
Quando aumentano i canali di vendita, visualizzare tutto all’interno di un’unica dashboard diventa molto più pratico.
Con Host Domination Booking Engine PRO, ad esempio, la Planning View permette di consultare le prenotazioni all’interno di una timeline centralizzata, distinguendo facilmente le diverse provenienze.
Sincronizzare Booking.com per più appartamenti
Se gestisci più strutture, ogni appartamento dovrebbe avere il proprio calendario.
Ad esempio:
Appartamento 1
- Booking.com Appartamento 1
- Airbnb Appartamento 1
- calendario sito Appartamento 1
Appartamento 2
- Booking.com Appartamento 2
- Airbnb Appartamento 2
- calendario sito Appartamento 2
Devi prestare particolare attenzione a non collegare per errore il calendario di una proprietà con quello di un’altra.
Un feed iCal associato alla struttura sbagliata potrebbe bloccare date che in realtà sono ancora disponibili.
Con più appartamenti diventa quindi sempre più utile utilizzare un sistema centralizzato per la gestione delle prenotazioni.
Posso ricevere prenotazioni dirette continuando a usare Booking.com?
Sì.
Utilizzare Booking.com non significa essere obbligati a ricevere prenotazioni solamente dalla piattaforma.
Puoi continuare a utilizzare Booking.com per beneficiare della sua visibilità e contemporaneamente sviluppare il sito ufficiale della tua struttura come canale diretto.
Sul sito puoi inserire:
- calendario disponibilità;
- richiesta di prenotazione;
- prenotazione diretta;
- prezzi;
- numero di ospiti;
- servizi aggiuntivi;
- pagamenti online;
- WhatsApp;
- email;
- condizioni di prenotazione.
Con Host Domination Booking Engine puoi trasformare un sito WordPress in un sistema di prenotazione per case vacanze e strutture ricettive, mantenendo sincronizzate le disponibilità con i portali esterni.
Questo permette di affiancare alle OTA un canale di prenotazione proprietario.
Booking.com, Booking Engine, PMS e Channel Manager: quali sono le differenze?
Questi strumenti vengono spesso confusi, ma svolgono funzioni diverse.
Booking.com
È una OTA, cioè una piattaforma esterna attraverso cui gli utenti possono trovare e prenotare strutture ricettive.
Booking Engine
È il sistema che permette di ricevere prenotazioni direttamente dal proprio sito web.
Con un Booking Engine il cliente non deve necessariamente passare attraverso una OTA.
PMS
Un Property Management System aiuta a gestire le attività operative della struttura.
Può includere:
- prenotazioni;
- ospiti;
- prezzi;
- pagamenti;
- check-in;
- statistiche;
- automazioni.
Channel Manager
Il Channel Manager sincronizza disponibilità e spesso tariffe tra numerosi portali.
Per chi gestisce molti appartamenti o ha un’elevata quantità di prenotazioni può essere una soluzione più avanzata.
Per una casa vacanze o un piccolo B&B, invece, la sincronizzazione tramite iCal può già rappresentare un buon punto di partenza.
Come aumentare le prenotazioni dirette partendo da Booking.com
Molte strutture utilizzano Booking.com come principale fonte di visibilità.
Parallelamente, però, è possibile lavorare sul proprio sito ufficiale per aumentare progressivamente le prenotazioni dirette.
Un sito efficace dovrebbe permettere all’utente di:
- verificare subito le disponibilità;
- conoscere il prezzo;
- vedere foto e servizi;
- selezionare le date;
- inviare una richiesta;
- completare la prenotazione;
- pagare online quando previsto.
La sincronizzazione del calendario è fondamentale perché permette al sito di mostrare disponibilità compatibili con quelle dei portali esterni.
Con Host Domination Booking Engine puoi integrare il sistema di prenotazione direttamente su WordPress, sincronizzando Booking.com e gli altri calendari esterni.
In questo modo il sito diventa un vero canale di vendita e non soltanto una pagina informativa.
Domande frequenti sulla sincronizzazione di Booking.com
Posso sincronizzare Booking.com con Airbnb?
Sì. Quando entrambe le piattaforme supportano l’importazione e l’esportazione iCal per la configurazione utilizzata, puoi collegare i due calendari.
Booking.com può essere sincronizzato con un sito WordPress?
Sì. È necessario utilizzare un Booking Engine o plugin WordPress che supporti i calendari iCal.
Posso sincronizzare Booking.com, Airbnb e il mio sito contemporaneamente?
Sì. È una delle configurazioni più comuni per chi vuole utilizzare sia le OTA sia le prenotazioni dirette.
La sincronizzazione Booking.com è automatica?
Una volta configurato il collegamento, l’importazione può avvenire automaticamente in base alla frequenza prevista dalla piattaforma o dal software utilizzato.
iCal elimina completamente il rischio di overbooking?
Riduce notevolmente il rischio, ma non equivale necessariamente a una sincronizzazione API in tempo reale.
Devo pagare un Channel Manager per sincronizzare Booking.com e Airbnb?
Non necessariamente. Per strutture con esigenze semplici, la sincronizzazione iCal può essere sufficiente.
Conclusione
Sapere come sincronizzare il calendario Booking.com è fondamentale quando la stessa struttura viene proposta su più piattaforme.
Attraverso iCal puoi collegare Booking.com ad Airbnb, al tuo sito web e ad altri sistemi compatibili, mantenendo le disponibilità aggiornate e riducendo il rischio di overbooking.
Per chi vuole aumentare anche le prenotazioni dirette, collegare Booking.com a un Booking Engine installato sul proprio sito rappresenta una soluzione particolarmente interessante.
Host Domination Booking Engine permette di creare un sistema di prenotazione direttamente su WordPress e sincronizzare i calendari delle strutture con i principali portali attraverso iCal.
Puoi così continuare a sfruttare la visibilità di Booking.com e Airbnb, mantenendo allo stesso tempo un canale diretto di prenotazione attraverso il tuo sito ufficiale.
