¡Gestionar el check-in de los huéspedes nunca ha sido tan fácil! Con la nueva función Autocontrol gratuito Host Domination Booking Engine, los propietarios de alquileres vacacionales, B&B, hoteles, casas de huéspedes y hostales pueden recopilar datos personales en línea y datos de documentos de huéspedes directamente a través de su sitio WordPress.
Sin suscripciones adicionales, sin costes por cada check-in y sin plataforma externa obligatoria: la funcionalidad está disponible gratuitamente en el plugin Host Domination Booking Engine GRATIS.
Un sistema diseñado para simplificar el trabajo diario de los anfitriones, mejorar la experiencia del huésped y facilitar la preparación de los datos necesarios para cumplir con las obligaciones exigidas por la normativa local.
¿Por qué es importante registrar los documentos de invitados?
Quienes gestionan una instalación de alojamiento deben ocuparse no solo de las reservas, sino también de diversas obligaciones administrativas.
En muchos países, se recopilan los datos personales de los invitados y, en ciertos casos, los datos se comunican a las autoridades competentes.
En Italia, por ejemplo, el artículo 109 del TULPS establece la obligación de identificar a los huéspedes y comunicar sus datos personales a la Seguridad Pública a través del portal web Lodged.
La comunicación debe realizarse en un plazo de 24 horas desde la llegada, con plazos más cortos para estancias de menos de 24 horas.
Estas obligaciones se refieren a diferentes tipos de estructuras, incluyendo:
- Casas de vacaciones y apartamentos turísticos.
- Cama & desayuno y casa de invitados.
- Hoteles, alojamientos y residencias.
- Residencias y servicios con habitaciones compartidas.
- Alquileres a corto plazo sujetos a obligaciones de informe.
A estas obligaciones se pueden añadir los Impuesto turístico, cuando corresponde, y comunicaciones estadísticas relacionadas con los flujos turísticos.
Sin embargo, estas son obligaciones separadas: el registro de huéspedes con fines de seguridad pública no sustituye la gestión del impuesto turístico ni ninguna obligación estadística.
Recopilar los datos necesarios con antelación puede ayudar al operador a organizar mejor estos procedimientos y reducir el tiempo dedicado a la compilación manual.
Autoregistro gratuito: la nueva función de Host Domination Booking Engine
Con Host Domination Booking Engine puedes ofrecer a tus invitados un formulario digital para introducir la información que necesitan para prepararse para el check-in.
Todo directamente desde tu sitio WordPress, sin comprar software adicional.
La función te permite:
- Recopila el nombre, apellido e información personal de los invitados.
- Pide los detalles del documento de identidad.
- Registra los datos de todos los huéspedes incluidos en la reserva.
- Consulta la información recopilada en el panel de WordPress.
- Comparte un enlace privado para completar el auto-check-in.
- Comprueba qué reservas aún no han completado el proceso.
El check-in voluntario es opcional y puede activarse para habitaciones o instalaciones individuales.
Esto te permite decidir por ti mismo dónde usar la función.
¿Cómo funciona el autocontrol online? Solo se necesitan 3 pasos
1. El huésped confirma la reserva
Una vez confirmada la reserva, el huésped puede ver un botón invitándole a iniciar el Check-in en línea.
El sistema proporciona un enlace dedicado para reservar, a través del cual puedes acceder al formulario.
2. El invitado introduce sus datos
El cliente abre el formulario, incluso desde su smartphone, y rellena la información requerida para sí mismo y para los demás huéspedes incluidos en la estancia.
Los datos requeridos incluyen nombre, apellido, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección y detalles del documento de identidad.
No necesitas crear una cuenta de WordPress ni iniciar sesión en el panel de administración de la instalación.
3. El gestor consulta los datos en el panel de WordPress
Cuando el huésped completa el proceso, la información se guarda y el anfitrión puede acceder a ella en su reserva.
Si el cliente aún no ha completado el Check-in Voluntario, el Booking Engine muestra una advertencia en el panel de administración, junto con un enlace para copiar y enviar al invitado.
De esta manera puedes solicitar la finalización sin tener que pedir toda la información manualmente.
Datos de invitados cifrados
La recopilación de datos personales requiere especial atención, especialmente cuando se tramitan los detalles de los documentos de identidad.
Por esta razón, la función de autoregistro de Host Domination Booking Engine ha sido diseñada con medidas de protección específicas.
Los datos recopilados se cifran antes de almacenarse en la base de datos de WordPress, usando cifrado AES-256-GCM.
Además, el Self Check-in requiere un sitio configurado con una conexión HTTPS segura, para proteger la información durante la transmisión.
El sistema utiliza enlaces privados asociados a reservas individuales y no requiere que subas fotografías ni escaneos de documentos de identidad.
Esto te permite recopilar los detalles documentales necesarios sin crear innecesariamente archivos de imágenes de los documentos de los invitados.
El responsable sigue siendo responsable de la correcta gestión de los datos, las políticas de privacidad, la seguridad del sitio y los tiempos de almacenamiento previstos por la legislación aplicable.
Auto-registro y legislación italiana: ¿qué necesitas saber?
El Check-in Digital Self Check-in es una herramienta útil para recopilar información con antelación, pero es importante distinguir la Compilación de datos en línea De la identificación legal de los invitados.
En Italia, la resolución del Consejo de Estado nº 9101 del 21 de noviembre de 2025 reiteró la necesidad de verificar visualmente la correspondencia entre el huésped y el documento de identidad. Esta verificación también puede realizarse mediante soluciones tecnológicas adecuadas, siempre que permitan el control requerido en la entrada a la instalación.
Como resultado, el módulo de Self Check-in no reemplaza la identificación del huésped ni la comunicación oficial a través de Lodged Web.
La ventaja es poder Prepara la recogida de datos con antelación, haciendo que la gestión posterior de las obligaciones sea más ordenada y rápida.
También es importante recordar que, según las indicaciones del Aval para la protección de los datos personales, las copias de cualquier documento adquirido para su comunicación a las autoridades no deben conservarse más tiempo del estrictamente necesario.
Para saber más:
- Portal oficial Deposited Web
- Indicaciones del Garante de Privacidad en el almacenamiento de documentos de invitados
Auto-registro para B&B, casas de vacaciones, hoteles y hostales: todas las ventajas
La nueva función es especialmente útil para quienes gestionan una o más instalaciones de alojamiento.
Casas de vacaciones y alquileres a corto plazo: El propietario puede solicitar información de los huéspedes con antelación, evitando recopilarla una a una mediante mensajes y conversaciones separadas.
Bed & Breakfast y casas de huéspedes: El responsable puede comprobar qué reservas ya han completado la compilación de datos y cuáles requieren un recordatorio.
Hoteles y hoteles pequeños: El módulo digital permite organizar la información antes de la llegada, reduciendo las tareas administrativas durante la recepción.
Residencias y habitaciones compartidas: La posibilidad de introducir los datos de los diferentes huéspedes incluidos en la reserva es especialmente útil en estancias en grupo.
Gestores de propiedades y gestores de múltiples propiedades: El autoregistro puede activarse para cada instalación, manteniendo la información vinculada a las reservas respectivas.
Un autocheck-in gratuito directamente en tu WordPress
Una de las principales características de Host Domination Booking Engine es la capacidad de usar el sistema sin depender necesariamente de una plataforma en la nube externa.
La función de Autoregistro sigue esta filosofía.
No tienes que comprar un software dedicado para empezar a recopilar los datos de tus invitados, ni pagar una tarifa adicional por cada formulario que rellenes.
Y sobre todo, no necesitas comprar Host Domination Booking Engine PRO para usar el Self Check-in.
¡La función está incluida en la versión gratuita!
Mucho más que un autocontrol: descubre Host Domination Booking Engine GRATIS
El plugin no se limita a la recopilación de datos de invitados.
Con Host Domination Booking Engine GRATIS, puedes convertir tu sitio WordPress en un canal de reserva directa, con numerosas funciones disponibles gratuitamente:
- Calendario de disponibilidad para habitaciones e instalaciones.
- Las solicitudes de reserva se pueden hacer directamente desde la web.
- Sincroniza los calendarios vía iCal con plataformas compatibles, como Airbnb y Booking.com.
- Gestiona las reservas en el panel de WordPress.
- Selección de adultos y niños.
- Precios básicos por noche y estancia mínima.
- Integración con Elementor y Gutenberg.
- Formulario de reserva optimizado para móviles.
- Nueva función gratuita de auto-check-in.
Para quienes buscan funciones avanzadas, la versión PRO también ofrece herramientas adicionales como pagos online con Stripe y gestión avanzada de precios.
Así podrás empezar de forma gratuita y ampliar tu sistema de reservas según las necesidades de la propiedad.
Preguntas frecuentes sobre el check-in gratuito
¿Es Host Domination Booking Engine auto-check-in realmente gratis?
Sí. La recopilación online de datos de los invitados está incluida en la versión GRATUITA del plugin de WordPress, sin coste adicional por cada check-in.
¿Tengo que comprar la versión PRO para poder usarlo?
No. La función de auto-registro también está disponible en la versión gratuita.
¿Puedo recopilar datos de varios huéspedes para una sola reserva?
Sí. El formulario te permite introducir los datos de los diferentes huéspedes incluidos en la reserva, respetando el número de personas reservadas.
¿Se guardan los datos de forma cifrada?
Sí. La información recopilada se almacena usando cifrado AES-256-GCM, y el formulario requiere una conexión HTTPS.
¿El plugin envía automáticamente las tarjetas a Lodged Web?
No. El Self Check-in permite recopilar y consultar datos, pero no los envía automáticamente al portal de la Policía Estatal. La identificación de los huéspedes y las obligaciones exigidas por la ley siguen siendo responsabilidad del responsable.
¿Puedo usar el autocheck-in para un hostal o una casa de vacaciones?
Por supuesto. La funcionalidad está diseñada para diferentes tipos de alojamiento turístico, desde habitaciones individuales hasta apartamentos e instalaciones con varios huéspedes.
¡Descárgate Host Domination Booking Engine gratis y activa el Self Check-in!
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