Vuoi offrire ai tuoi ospiti un’esperienza più professionale, ridurre i messaggi ripetitivi e mettere a disposizione tutte le informazioni della tua struttura in un unico posto? Un Welcome Kit digitale gratuito può essere la soluzione ideale.
Che tu gestisca una casa vacanze, un B&B, un appartamento Airbnb, un affittacamere o un hotel, creare una guida digitale per i tuoi ospiti è uno dei modi più semplici per migliorare l’accoglienza senza affrontare costi elevati.
Dimentica i vecchi raccoglitori cartacei, i PDF difficili da aggiornare e i lunghi messaggi WhatsApp con istruzioni sparse: oggi puoi creare un vero Welcome Book online, consultabile direttamente dallo smartphone.
Ma quali sono i migliori strumenti gratuiti per realizzarlo?
In questa guida aggiornata al 2026 analizziamo 6 soluzioni per creare un Welcome Kit digitale, confrontando funzionalità, vantaggi, limitazioni e possibilità di personalizzazione.
Che cos’è un Welcome Kit digitale per ospiti?
Un Welcome Kit digitale, chiamato anche Digital Welcome Book, Guest Guide o Guida Digitale per Ospiti, è uno spazio online che raccoglie tutte le informazioni necessarie per vivere al meglio il soggiorno.
Al suo interno puoi inserire:
- Check-in e check-out: orari, modalità di accesso e istruzioni per la partenza.
- Wi-Fi: nome della rete e password.
- Come raggiungere la struttura: indicazioni, posizione e informazioni sui trasporti.
- Parcheggio: istruzioni e disponibilità nelle vicinanze.
- Regole della casa: informazioni importanti sul soggiorno.
- Contatti utili: numero dell’host, assistenza ed emergenze.
- Servizi e dotazioni: istruzioni per climatizzatore, cucina, elettrodomestici e altri comfort.
- Consigli turistici: ristoranti, spiagge, attrazioni ed esperienze locali.
Il vantaggio principale? Gli ospiti possono trovare rapidamente le risposte alle proprie domande, senza doverti contattare continuamente.
Un Welcome Book digitale ben organizzato può contribuire a migliorare l’esperienza degli ospiti, semplificare la gestione quotidiana e rendere la tua struttura più professionale.
I 6 migliori Welcome Kit gratuiti per ospiti nel 2026
Ecco alcune delle soluzioni più interessanti, partendo dagli strumenti progettati specificamente per il settore dell’ospitalità.
1. Host Domination Welcome Book FREE – Il migliore per chi utilizza WordPress
Prezzo: gratuito, senza scadenza.
Se possiedi un sito WordPress per la tua casa vacanze, il tuo B&B o il tuo hotel, una delle soluzioni più interessanti è Host Domination Welcome Book.
Si tratta di un plugin WordPress gratuito, sviluppato appositamente per permettere agli host di creare un Welcome Book digitale personalizzato, senza ricorrere a piattaforme esterne o sottoscrivere abbonamenti per le funzionalità di base.
A differenza di una semplice brochure PDF, il Welcome Book viene pubblicato direttamente sul sito della struttura, con un collegamento dedicato da condividere con i clienti.
Cosa offre gratuitamente Host Domination Welcome Book?
La versione FREE include diverse funzionalità pensate per le strutture ricettive:
- Welcome Book digitale gratuito, senza scadenza della versione base.
- 9 sezioni informative già pronte, personalizzabili nei contenuti.
- Pagina web dedicata, accessibile attraverso un semplice link.
- Nome della struttura e messaggio di benvenuto personalizzabili.
- Logo e immagine di copertina per valorizzare il brand.
- Design responsive, ottimizzato per smartphone e tablet.
- Possibilità di mostrare o nascondere le sezioni non necessarie.
- Compatibilità con Gutenberg ed Elementor, per integrare la guida nel sito.
- Shortcode WordPress, per incorporare il Welcome Book in una pagina.
- Nessuna applicazione da installare per gli ospiti.
- Nessun marchio “Powered by” obbligatorio sulla pagina pubblica.
Il vantaggio è poter gestire tutto direttamente dal proprio WordPress.
Le 9 sezioni incluse gratuitamente
Il plugin mette a disposizione nove sezioni informative essenziali:
Ogni sezione può essere modificata nei contenuti e attivata o disattivata in base alle necessità.
Questo significa che puoi creare una guida adatta alla tua struttura senza dover partire da zero.
Come creare gratuitamente il tuo Welcome Book
La procedura è semplice:
- Accedi alla bacheca del tuo sito WordPress.
- Apri Plugin → Aggiungi nuovo plugin.
- Cerca “Host Domination Welcome Book”.
- Installa e attiva il plugin gratuito.
- Accedi al menu Host Domination → Welcome Book.
- Inserisci le informazioni della tua struttura.
- Personalizza copertina, logo, messaggio di benvenuto e sezioni.
- Salva e condividi il link con i tuoi ospiti.
La guida può essere disponibile, ad esempio, all’indirizzo tuosito.it/welcome/.
In alternativa, puoi inserirla in una pagina WordPress utilizzando lo shortcode:
Welcome Book Welcome. Here you can find the essential information for your stay. Host Domination
In questo modo i tuoi ospiti possono consultare tutte le informazioni direttamente dal browser, anche prima di arrivare nella struttura.
E se vuoi qualcosa di ancora più professionale?
È disponibile anche Host Domination Welcome Book PRO, una versione opzionale che amplia le possibilità di personalizzazione.
Tra le funzionalità avanzate figurano:
- Layout a griglia con popup oppure a righe con fisarmonica.
- Personalizzazione avanzata di colori e aspetto grafico.
- Anteprima dell’aspetto su smartphone.
- Riordinamento delle sezioni tramite trascinamento.
- Creazione di sezioni personalizzate.
- Pulsanti rapidi per chiamate, WhatsApp e posizione.
- Controlli sulle colonne desktop e mobile.
- Supporto a funzionalità ed estensioni aggiuntive.
Sono inoltre disponibili add-on dedicati, come quelli per le guide locali e la presentazione di servizi extra, con requisiti e licenze separati.
Attenzione: queste funzionalità aggiuntive non fanno parte del plugin FREE. Puoi comunque iniziare gratuitamente e valutare in seguito un eventuale aggiornamento.
Perché sceglierlo?
Host Domination Welcome Book è particolarmente interessante per chi desidera un Welcome Kit digitale integrato nel proprio sito WordPress, personalizzato con l’identità della struttura e gestibile senza dipendere da un servizio cloud esterno per le funzioni di base.
È una soluzione adatta a host, proprietari e gestori che vogliono offrire un’esperienza digitale ai propri ospiti partendo da uno strumento gratuito.
Scarica Host Domination Welcome Book GRATIS da WordPress.org
Scopri Host Domination Welcome Book PRO
2. Hostfully Digital Guidebooks – Una guida gratuita per iniziare
Prezzo: piano gratuito per 1 Welcome Book.
Hostfully è una piattaforma conosciuta nel settore degli affitti brevi, che mette a disposizione anche un servizio dedicato alle guide digitali per ospiti.
Il piano gratuito consente di creare una guida digitale personalizzabile, contenente informazioni sull’alloggio e suggerimenti per gli ospiti.
Principali vantaggi
- Creazione di un Welcome Book digitale.
- Possibilità di inserire informazioni sulla struttura.
- Supporto a foto, video e mappe.
- Consigli locali e informazioni turistiche.
- Accesso alla guida tramite collegamento web.
Quali sono i limiti?
Il piano gratuito è limitato a una guida digitale e può includere raccomandazioni sponsorizzate.
Le funzionalità più avanzate di personalizzazione del brand, gestione e monetizzazione sono previste nei piani superiori.
Ideale per: chi gestisce un solo alloggio e desidera sperimentare un servizio online dedicato alle guide per ospiti.
3. Touch Stay – Welcome Book online con piano gratuito
Prezzo: piano Free disponibile con limiti di utilizzo.
Touch Stay è una piattaforma specializzata nella creazione di guide digitali per case vacanze, affitti brevi e strutture ricettive.
Permette di organizzare informazioni pratiche e consigli per il soggiorno in una guida consultabile online.
Cosa offre il piano gratuito?
- Creazione di più guide digitali.
- Personalizzazione di base del brand.
- Collegamenti e codici QR.
- Informazioni sulla struttura e consigli locali.
- Funzionalità di assistenza AI con limiti mensili.
Attenzione ai limiti
Il piano Free prevede un massimo di 20 visualizzazioni mensili per ciascuna guida e ulteriori limiti su alcune funzionalità, come email programmate e conversazioni con il chatbot.
È quindi importante verificare se le soglie gratuite sono sufficienti per il numero di ospiti che accogli.
Ideale per: chi vuole provare un servizio specializzato e valutare successivamente un abbonamento in base al volume di utilizzo.
4. Notion – Welcome Kit digitale gratuito e flessibile
Prezzo: piano Free disponibile.
Notion non nasce specificamente per il settore alberghiero, ma può essere utilizzato per costruire una guida digitale per i propri clienti.
Attraverso Notion Sites puoi creare una pagina organizzata in sezioni e pubblicarla online.
Ad esempio, puoi realizzare un Welcome Kit con una copertina, una presentazione della casa, indicazioni per il check-in, istruzioni per il Wi-Fi e consigli turistici.
Vantaggi
- Possibilità di pubblicare pagine online gratuitamente.
- Editor intuitivo per testi, immagini e collegamenti.
- Contenuti modificabili senza competenze di programmazione.
- Accesso tramite un link condivisibile.
- Organizzazione flessibile delle informazioni.
Svantaggi
Notion non offre un’esperienza progettata esclusivamente per gli host e, nel piano gratuito, presenta limitazioni sulla personalizzazione del sito e del dominio.
Dovrai inoltre costruire autonomamente la struttura delle informazioni.
Ideale per: piccoli host che desiderano creare una guida semplice senza utilizzare WordPress.
5. Google Sites – Creare una guida digitale gratuita
Prezzo: gratuito per le funzionalità di base.
Google Sites è un altro strumento che puoi utilizzare per creare un Welcome Book online.
Permette di realizzare un piccolo sito con diverse pagine, dedicato alle informazioni utili per gli ospiti.
Potresti organizzarlo con sezioni come “Benvenuti”, “La nostra struttura”, “Check-in”, “Come raggiungerci” e “Cosa visitare”.
Vantaggi
- Editor visuale semplice.
- Integrazione con altri contenuti Google.
- Possibilità di inserire immagini, video e mappe.
- Pagina pubblica condivisibile tramite collegamento.
- Nessuna necessità di programmazione.
Svantaggi
Google Sites è un generatore di siti generico e non una piattaforma pensata specificamente per l’ospitalità.
Per creare un Welcome Kit devi quindi organizzare manualmente le sezioni e la navigazione.
Ideale per: chi non possiede un sito WordPress e vuole realizzare gratuitamente una piccola guida web.
6. Canva – Welcome Kit grafico gratuito in PDF
Prezzo: piano gratuito con modelli ed elementi Free.
Canva è una soluzione interessante se desideri realizzare soprattutto un Welcome Kit dalla grafica curata.
Puoi partire da un documento vuoto o da un modello gratuito e inserire fotografie, titoli, icone e informazioni utili.
Una volta completato il progetto, puoi esportarlo in PDF e inviarlo agli ospiti.
Vantaggi
- Ampia scelta di modelli e risorse grafiche.
- Personalizzazione di colori, fotografie e testi.
- Possibilità di creare un documento dall’aspetto professionale.
- Utilizzabile anche per Welcome Kit da stampare.
- Non richiede competenze grafiche avanzate.
Svantaggi
Un PDF non offre necessariamente la stessa esperienza di una guida web interattiva.
Quando cambiano gli orari del check-in o altre informazioni, potresti dover aggiornare e ridistribuire il file.
Inoltre, alcuni modelli ed elementi grafici di Canva sono disponibili soltanto a pagamento.
Ideale per: chi desidera una brochure digitale o cartacea elegante, piuttosto che un vero Welcome Book online.
Tabella comparativa: quale Welcome Book gratuito scegliere?
Le funzionalità e le condizioni dei piani gratuiti possono cambiare nel tempo. Prima di scegliere, verifica sempre eventuali limiti aggiornati sui siti ufficiali.
Welcome Kit cartaceo o Welcome Book digitale: quale conviene?
Molte case vacanze e B&B utilizzano ancora un raccoglitore cartaceo con istruzioni, numeri telefonici e informazioni turistiche.
È una soluzione tradizionale che può continuare a essere utile, ma presenta alcuni inconvenienti.
Quando cambiano la password Wi-Fi, gli orari del check-in o i servizi disponibili, il documento deve essere modificato e ristampato.
Un Welcome Book digitale, invece, può essere aggiornato online e reso immediatamente consultabile attraverso un collegamento.
I principali vantaggi della guida digitale
1. Meno richieste ripetitive
Gli ospiti possono recuperare autonomamente informazioni come password Wi-Fi, parcheggio, check-out e numeri utili.
2. Informazioni aggiornabili
Puoi modificare le istruzioni direttamente nella tua guida senza dover ristampare ogni volta il Welcome Kit.
3. Accesso prima dell’arrivo
Inviando il collegamento al momento opportuno, puoi aiutare gli ospiti a organizzare il soggiorno prima del check-in.
4. Esperienza più professionale
Una guida con nome, logo, fotografie e informazioni ben organizzate contribuisce a valorizzare l’immagine della struttura.
5. Meno materiale cartaceo
Puoi ridurre la necessità di stampare manuali, istruzioni e brochure, mantenendo eventualmente una copia di emergenza in struttura.
Cosa inserire in un Welcome Kit per Airbnb e case vacanze?
Creare una guida digitale non significa semplicemente raccogliere tutte le informazioni disponibili.
L’obiettivo è aiutare il cliente a trovare ciò di cui ha bisogno nel minor tempo possibile.
Per questo consigliamo di organizzare il Welcome Kit in tre momenti del soggiorno.
Prima dell’arrivo
Inserisci le informazioni che aiutano l’ospite a raggiungere la struttura e prepararsi al check-in: posizione, modalità di accesso, parcheggio, contatti e orari.
Durante il soggiorno
Rendi facilmente disponibili la password Wi-Fi, le istruzioni sugli elettrodomestici, le regole della casa, i numeri utili e le indicazioni per utilizzare eventuali servizi.
Prima della partenza
Spiega l’orario del check-out, dove lasciare le chiavi, come gestire i rifiuti e quali operazioni sono richieste prima di lasciare l’alloggio.
Una guida efficace deve essere chiara, consultabile da smartphone e priva di informazioni superflue.
Come condividere il Welcome Kit digitale con gli ospiti?
Una volta realizzato il tuo Welcome Book, devi renderlo facilmente accessibile.
Puoi inviare il link direttamente attraverso WhatsApp, email o i canali di comunicazione consentiti dalla piattaforma di prenotazione.
Ad esempio, puoi utilizzare un messaggio di questo tipo:
Benvenuti nella nostra struttura!
Per rendere il vostro soggiorno ancora più piacevole abbiamo preparato una guida digitale contenente tutte le informazioni utili: check-in, Wi-Fi, parcheggio, regole della casa e contatti.
Potete consultarla in qualsiasi momento da questo link:
[Link al Welcome Book]
Vi auguriamo un piacevole soggiorno!
Puoi inoltre creare un QR code e posizionarlo all’ingresso dell’alloggio o vicino alle informazioni sul Wi-Fi, in modo che gli ospiti possano accedere rapidamente alla guida.
Un consiglio importante: evita di pubblicare liberamente informazioni sensibili, codici di accesso temporanei o dati personali in pagine accessibili da chiunque possieda il link. Condividi questi dettagli attraverso canali appropriati e sicuri.
Un Welcome Book digitale può aiutarti a ottenere più prenotazioni dirette?
Un Welcome Book non è un motore di prenotazione, ma può diventare parte di una strategia più ampia per migliorare il rapporto con i clienti.
Offrire un’esperienza organizzata e professionale contribuisce a rafforzare l’identità della tua struttura, rendendola più riconoscibile anche dopo il soggiorno.
Se possiedi un sito web, puoi affiancare alla guida digitale un sistema dedicato alle prenotazioni dirette.
Ad esempio, con Host Domination Booking Engine FREE puoi aggiungere al tuo WordPress un calendario per ricevere richieste di prenotazione e sincronizzare le disponibilità con canali compatibili attraverso iCal.
La versione PRO permette inoltre di integrare pagamenti online tramite Stripe e funzionalità avanzate di gestione delle tariffe e delle prenotazioni.
In questo modo puoi costruire un ecosistema composto da:
- Un sito WordPress dedicato alla tua struttura.
- Un Booking Engine per ricevere prenotazioni dirette.
- Un Welcome Book digitale per assistere gli ospiti.
- Strumenti di gestione e personalizzazione per organizzare meglio l’attività.
Non si tratta di sostituire necessariamente Airbnb o Booking.com, ma di affiancare alle OTA un canale di comunicazione e prenotazione di tua proprietà.
Approfondimenti utili:
Migliori plugin WordPress per prenotazioni di case vacanza, B&B e hotel
Come creare un sito WordPress con prenotazioni online: guida con strumenti gratuiti
Come aumentare le prenotazioni dirette degli affitti brevi senza commissioni OTA
Domande frequenti sui Welcome Kit digitali gratuiti
Qual è il miglior Welcome Book gratuito per una casa vacanze?
Dipende dagli strumenti che utilizzi. Se possiedi un sito WordPress, Host Domination Welcome Book FREE è un’opzione particolarmente interessante perché permette di creare una guida digitale direttamente sul tuo sito, senza abbonamenti per le funzionalità di base.
Posso creare un Welcome Kit gratuito per Airbnb?
Sì. Puoi creare una guida digitale indipendente per gli ospiti Airbnb utilizzando strumenti come Host Domination Welcome Book, Hostfully o Notion. Non è necessariamente richiesta un’integrazione ufficiale con Airbnb.
Devo installare un’app sul telefono degli ospiti?
No, se utilizzi una guida digitale accessibile via browser. Gli ospiti possono semplicemente aprire il collegamento dal proprio smartphone.
Posso inserire la password Wi-Fi e le istruzioni per il check-in?
Sì. Sono tra le informazioni più utili da includere. È comunque importante proteggere eventuali credenziali o codici di accesso sensibili.
Posso creare un Welcome Book direttamente su WordPress?
Sì. Il plugin gratuito Host Domination Welcome Book consente di creare una pagina dedicata e di incorporare la guida in una pagina WordPress attraverso uno shortcode. Supporta inoltre Gutenberg ed Elementor.
Il Welcome Book gratuito di Host Domination ha una scadenza?
No. Il plugin di base è gratuito e non ha una scadenza. La versione PRO e gli add-on opzionali vengono distribuiti separatamente.
Un Welcome Book può sostituire i messaggi WhatsApp?
Può ridurre molte comunicazioni ripetitive, ma non sostituisce completamente il contatto diretto con gli ospiti, soprattutto in caso di emergenze, richieste particolari o problemi durante il soggiorno.
Conclusione: crea oggi il tuo Welcome Kit digitale gratuito
Nel 2026, offrire una guida digitale ai propri ospiti non dovrebbe essere considerato un servizio riservato esclusivamente ai grandi hotel.
Anche una piccola casa vacanze, un B&B o un appartamento destinato agli affitti brevi può migliorare l’accoglienza attraverso strumenti gratuiti.
Le soluzioni disponibili sono diverse: Canva è utile per creare brochure, Google Sites e Notion consentono di pubblicare pagine informative, mentre Hostfully e Touch Stay offrono piattaforme specifiche con piani gratuiti e relative limitazioni.
Se utilizzi WordPress e desideri una guida digitale dedicata all’ospitalità, Host Domination Welcome Book FREE rappresenta una soluzione da cui iniziare.
Puoi creare il tuo Welcome Book con nove sezioni essenziali, personalizzarlo con le informazioni della struttura e condividerlo attraverso un semplice link.
Nessun abbonamento obbligatorio per la versione base, nessuna applicazione richiesta agli ospiti e la possibilità di ampliare le funzionalità quando ne avrai bisogno.
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Un’accoglienza migliore comincia dalle informazioni giuste, disponibili nel momento in cui i tuoi ospiti ne hanno bisogno.
