Gestire una struttura ricettiva significa avere continuamente sotto controllo prenotazioni, arrivi, partenze e disponibilità. Se utilizzi Booking.com per ricevere prenotazioni, può quindi essere molto comodo sincronizzare Booking.com con Google Calendar e visualizzare le prenotazioni direttamente nel calendario che utilizzi ogni giorno.
La buona notizia è che non è necessario inserire manualmente ogni prenotazione.
Booking.com permette infatti di utilizzare un calendario iCal, cioè un collegamento che può essere importato in Google Calendar e in numerosi altri servizi compatibili.
In questa guida vedremo:
- come trovare il link iCal di Booking.com;
- come aggiungere il calendario Booking.com a Google Calendar;
- come funziona la sincronizzazione;
- quali sono i limiti di Google Calendar;
- come gestire Booking.com, Airbnb e le prenotazioni del proprio sito attraverso un unico sistema.
È possibile sincronizzare Booking.com con Google Calendar?
Sì.
La sincronizzazione può essere effettuata utilizzando il link iCal del calendario Booking.com.
iCal, chiamato anche iCalendar o ICS, è uno standard utilizzato per condividere le informazioni di un calendario tra piattaforme differenti.
In pratica:
Booking.com → genera un calendario iCal → Google Calendar legge quel calendario → le prenotazioni vengono visualizzate nel tuo Google Calendar.
Non devi quindi copiare manualmente ogni soggiorno ricevuto da Booking.com.
Questo sistema può essere particolarmente utile per:
- case vacanza;
- B&B;
- appartamenti turistici;
- affittacamere;
- guest house;
- ville;
- piccoli hotel;
- host che gestiscono più alloggi.
Come trovare il link iCal di Booking.com
Il primo passaggio consiste nel recuperare il link del calendario Booking.com relativo alla struttura o all’alloggio che vuoi sincronizzare.
Accedi all’Extranet di Booking.com dal browser.
A seconda della configurazione del tuo account e dell’interfaccia visualizzata, il percorso può essere leggermente differente, ma generalmente dovrai entrare nella sezione:
Calendario / Tariffe e disponibilità → Sincronizza calendari
oppure:
Calendar & Pricing → Sync calendars
La schermata di sincronizzazione permette di collegare Booking.com con calendari esterni compatibili con iCal.
Cerca quindi l’opzione:
Esporta calendario / Export calendar
e copia il collegamento fornito da Booking.com.
Il link sarà un URL iCal specifico per quella struttura o unità.
Se gestisci più appartamenti o camere, presta particolare attenzione: ogni calendario deve essere associato all’alloggio corretto. Il percorso esatto dell’Extranet può variare leggermente in base al tipo di struttura e all’interfaccia Booking.com utilizzata.
Come aggiungere Booking.com a Google Calendar
Una volta copiato il link iCal di Booking.com, puoi aggiungerlo a Google Calendar.
È consigliabile eseguire questa configurazione da computer.
1. Apri Google Calendar
Accedi a Google Calendar con il tuo account Google.
2. Cerca “Altri calendari”
Nella colonna a sinistra troverai la voce:
Altri calendari
Premi il simbolo +.
3. Seleziona “Da URL”
Tra le opzioni disponibili seleziona:
Da URL
4. Incolla il link Booking.com
Nel campo dedicato inserisci il link iCal copiato precedentemente dall’Extranet Booking.com.
5. Premi “Aggiungi calendario”
Google inizierà a leggere il calendario esterno.
Il calendario Booking.com comparirà quindi nella colonna laterale di Google Calendar, tra gli altri calendari collegati.
Google conferma ufficialmente che è possibile aggiungere un calendario esterno attraverso Impostazioni → Aggiungi calendario → Da URL.
Le prenotazioni Booking.com appariranno automaticamente?
Una volta effettuato il collegamento, Google Calendar utilizzerà l’URL iCal per recuperare gli aggiornamenti del calendario.
Questo significa che non devi importare nuovamente il file ogni volta che arriva una prenotazione.
È importante però distinguere due operazioni molto diverse.
Importare un file .ICS
Se scarichi un file .ICS e lo importi manualmente in Google Calendar, stai effettuando un’importazione sostanzialmente statica.
Aggiungere il calendario tramite URL
Se invece utilizzi:
Altri calendari → Da URL
Google rimane collegato alla sorgente iCal e può recuperare gli aggiornamenti successivi.
Per una struttura ricettiva è quindi generalmente preferibile utilizzare l’URL del calendario e non importare semplicemente un file una tantum.
La sincronizzazione Booking.com e Google Calendar è in tempo reale?
No: è importante conoscere questo limite.
La sincronizzazione tramite iCal non deve essere considerata una sincronizzazione istantanea in tempo reale.
Booking.com pubblica le informazioni del calendario e Google Calendar aggiorna periodicamente il calendario esterno.
Tra una modifica e la sua visualizzazione su Google Calendar può quindi esserci un intervallo di tempo.
Per questo Google Calendar è molto utile come strumento di consultazione personale, ma non dovrebbe essere utilizzato come unico sistema per evitare overbooking quando una stessa struttura viene venduta contemporaneamente su più canali.
Google Calendar sincronizza anche le modifiche verso Booking.com?
No.
Questo è uno degli aspetti più importanti da comprendere.
Quando aggiungi il calendario Booking.com a Google Calendar tramite URL, Google Calendar sta sostanzialmente leggendo il feed di Booking.com.
La direzione è quindi:
Booking.com → Google Calendar
Non significa:
Booking.com ↔ Google Calendar
Se modifichi manualmente un evento nel tuo calendario personale, quella modifica non deve essere considerata automaticamente trasmessa a Booking.com.
Google distingue infatti la visualizzazione tramite collegamento iCal dalla sincronizzazione completa attraverso un account o un’integrazione che permette anche la modifica degli eventi.
Posso bloccare una data su Google Calendar e renderla non disponibile su Booking.com?
Non attraverso il semplice collegamento descritto in questa guida.
Aggiungere il calendario Booking.com a Google Calendar serve principalmente per visualizzare le prenotazioni e gli impegni all’interno di Google Calendar.
Se vuoi invece coordinare automaticamente le disponibilità tra diversi portali, devi utilizzare la funzione di importazione ed esportazione iCal tra i diversi sistemi oppure un Booking Engine o Channel Manager.
Ed è qui che la differenza diventa importante.
Google Calendar o sistema di sincronizzazione delle prenotazioni?
Google Calendar è estremamente comodo per avere una panoramica personale.
Ad esempio puoi vedere nello stesso calendario:
- appuntamenti personali;
- check-in;
- check-out;
- prenotazioni;
- attività lavorative;
- altri impegni.
Ma se il tuo obiettivo è evitare prenotazioni sovrapposte tra Booking.com, Airbnb e il tuo sito web, serve un sistema progettato specificamente per la gestione delle disponibilità.
Immaginiamo ad esempio di pubblicare lo stesso appartamento su:
Booking.com + Airbnb + sito personale
Una prenotazione potrebbe arrivare da uno qualsiasi dei tre canali.
Il vero obiettivo diventa quindi fare in modo che una data occupata venga riconosciuta anche dagli altri calendari.
Sincronizzare Booking.com, Airbnb e il proprio sito
Una soluzione consiste nell’utilizzare calendari iCal collegati tra loro.
Ad esempio:
Booking.com → calendario centrale
Airbnb → calendario centrale
Prenotazioni dirette → calendario centrale
In questo modo puoi avere una visione molto più completa della disponibilità dell’alloggio.
Se utilizzi WordPress, ad esempio, puoi utilizzare Host Domination Booking Engine, che permette di creare un calendario di disponibilità direttamente sul proprio sito e importare calendari esterni tramite iCal / ICS, compresi Booking.com e Airbnb.
Host Domination Booking Engine è disponibile anche in versione gratuita:
HostDomination.com/booking-engine/
Il vantaggio rispetto al semplice Google Calendar è che il calendario non viene utilizzato soltanto per vedere le prenotazioni.
Può diventare direttamente parte del processo di prenotazione del sito.
Il cliente può quindi:
- entrare sul tuo sito;
- verificare le date disponibili;
- scegliere check-in e check-out;
- indicare il numero di ospiti;
- inviare direttamente una richiesta di prenotazione.
Le disponibilità possono contemporaneamente essere coordinate con i calendari provenienti dalle OTA attraverso iCal. Host Domination Booking Engine supporta l’importazione e sincronizzazione di calendari esterni iCal/ICS e le richieste di prenotazione dirette dal sito.
Google Calendar può sostituire un Channel Manager?
Non completamente.
Dipende soprattutto da cosa devi fare.
Se gestisci un solo appartamento e vuoi semplicemente vedere le prenotazioni Booking.com nel tuo calendario personale, Google Calendar può essere più che sufficiente.
Se invece devi gestire:
- Booking.com;
- Airbnb;
- Vrbo;
- prenotazioni dirette;
- più appartamenti;
- pagamenti;
- prezzi differenti;
- disponibilità;
- soggiorno minimo;
- servizi extra;
allora Google Calendar diventa soltanto uno strumento accessorio.
In questo caso è più appropriato utilizzare un Booking Engine, PMS o Channel Manager, in base alla complessità della struttura.
iCal e Channel Manager sono la stessa cosa?
No.
Un collegamento iCal viene utilizzato principalmente per condividere informazioni relative al calendario e alle date occupate.
Un Channel Manager utilizza invece integrazioni più complete per coordinare diversi aspetti della distribuzione della struttura.
Questa distinzione è importante perché spesso si tende a definire qualsiasi sincronizzazione dei calendari come “Channel Manager”, ma tecnicamente non è così.
Per una piccola casa vacanza, tuttavia, una sincronizzazione iCal può essere una soluzione molto semplice ed economica quando l’obiettivo principale è coordinare le disponibilità ed evitare sovrapposizioni.
Cosa fare se Booking.com non mostra “Sincronizza calendari”?
Non tutti gli account Booking.com mostrano necessariamente le stesse voci nello stesso punto.
Prima di tutto verifica di essere entrato nell’Extranet Booking.com da browser e di aver selezionato la struttura corretta.
Cerca quindi nelle sezioni:
Calendario
oppure:
Tariffe e disponibilità
e verifica la presenza di:
Sincronizza calendari / Sync calendars
Se gestisci più unità, assicurati inoltre di aver selezionato l’alloggio corretto.
La disponibilità delle funzioni di sincronizzazione può dipendere anche dalla configurazione della struttura e dal tipo di connessione utilizzata.
Il calendario Booking.com non si aggiorna su Google Calendar: cosa fare?
Se hai completato la configurazione ma non visualizzi correttamente gli eventi, controlla innanzitutto questi elementi.
Verifica il link iCal
Assicurati di aver copiato completamente il link generato da Booking.com.
Controlla di aver utilizzato “Da URL”
Non scaricare semplicemente il calendario per poi importarlo una sola volta.
Per mantenere il collegamento utilizza:
Google Calendar → Altri calendari → + → Da URL
Controlla che il calendario sia visibile
Nella colonna a sinistra di Google Calendar verifica che il nuovo calendario sia selezionato.
Aspetta l’aggiornamento
La sincronizzazione iCal non è necessariamente immediata.
Verifica l’alloggio
Se gestisci più camere o appartamenti potresti aver copiato il link relativo a un’altra unità.
Come organizzare meglio le prenotazioni su Google Calendar
Un piccolo accorgimento può rendere Google Calendar molto più leggibile.
Puoi creare calendari separati per ogni struttura, ad esempio:
Booking – Appartamento Roma
Booking – Casa Vacanze Fiumicino
Booking – Villa Mare
In questo modo puoi mostrare o nascondere rapidamente le singole proprietà e avere una panoramica più ordinata.
Google Calendar permette di creare più calendari separati e gestirli dallo stesso account.
Sincronizzare Booking.com con Google Calendar conviene?
Sì, soprattutto se utilizzi già Google Calendar quotidianamente.
Il collegamento ti permette di avere sotto controllo le prenotazioni senza dover entrare continuamente nell’Extranet Booking.com.
È però fondamentale capire la funzione dello strumento.
Google Calendar è ottimo per visualizzare e organizzare.
Per gestire realmente la disponibilità tra Booking.com, Airbnb e prenotazioni dirette, è invece preferibile utilizzare una sincronizzazione iCal strutturata, un Booking Engine o, per strutture più complesse, un Channel Manager.
Se hai un sito WordPress e vuoi iniziare a ricevere anche prenotazioni dirette senza dipendere esclusivamente dalle OTA, puoi utilizzare gratuitamente Host Domination Booking Engine:
HostDomination.com/booking-engine/
Potrai mostrare disponibilità e prezzi sul tuo sito, ricevere richieste di prenotazione dirette e collegare calendari esterni come Booking.com e Airbnb tramite iCal.
Domande frequenti
Come collegare il calendario Booking.com a Google Calendar?
Copia il link iCal dall’area di sincronizzazione calendari dell’Extranet Booking.com. Successivamente apri Google Calendar da computer e vai su Altri calendari → + → Da URL, incolla il collegamento e aggiungi il calendario.
Google Calendar aggiorna automaticamente le prenotazioni Booking.com?
Se aggiungi il calendario tramite URL, Google Calendar rimane collegato al feed esterno e può recuperare i relativi aggiornamenti. La sincronizzazione, tuttavia, non è necessariamente immediata.
Posso modificare Booking.com direttamente da Google Calendar?
No. Il calendario Booking.com aggiunto tramite iCal deve essere considerato principalmente un calendario di consultazione. Le modifiche effettuate nel tuo Google Calendar personale non vengono automaticamente trasferite a Booking.com.
Posso sincronizzare anche Airbnb?
Sì. Airbnb supporta calendari iCal e può essere inserito all’interno di una strategia di sincronizzazione insieme a Booking.com e al calendario del proprio sito.
Come posso sincronizzare Booking.com, Airbnb e il mio sito?
Puoi utilizzare un sistema compatibile con calendari iCal/ICS che importi le disponibilità provenienti dalle diverse OTA. Se utilizzi WordPress, Host Domination Booking Engine permette di collegare calendari esterni e contemporaneamente ricevere richieste di prenotazione direttamente dal sito.
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