Gestire una casa vacanze su più portali può aumentare notevolmente le possibilità di ricevere prenotazioni, ma comporta anche un rischio importante: l’overbooking.
Se pubblichi lo stesso appartamento su Airbnb, Booking.com, Vrbo o sul tuo sito web, è fondamentale che tutti i calendari siano sempre aggiornati. Una prenotazione ricevuta su Airbnb, ad esempio, dovrebbe bloccare automaticamente le stesse date anche sugli altri portali.
La soluzione più semplice è utilizzare la sincronizzazione iCal dei calendari.
In questa guida vedremo come sincronizzare il calendario Airbnb, come collegarlo ad altri portali e come ridurre drasticamente il rischio di prenotazioni doppie.
Cos’è la sincronizzazione del calendario Airbnb?
Airbnb permette di importare ed esportare il calendario delle disponibilità attraverso il formato iCal, uno standard utilizzato da moltissime piattaforme di prenotazione.
In pratica Airbnb genera un URL del calendario contenente le date occupate della struttura.
Questo link può essere inserito all’interno di:
- Booking.com;
- Vrbo;
- altri portali compatibili con iCal;
- PMS e gestionali;
- booking engine;
- siti WordPress con sistemi di prenotazione compatibili.
Allo stesso modo puoi importare all’interno di Airbnb il calendario proveniente da un’altra piattaforma.
Il risultato è una sincronizzazione automatica delle disponibilità.
Quando una data viene prenotata su un portale, viene successivamente bloccata anche negli altri calendari collegati.
Perché sincronizzare il calendario Airbnb?
Se utilizzi solamente Airbnb, la gestione delle disponibilità è relativamente semplice.
Il problema nasce quando lo stesso alloggio viene pubblicato contemporaneamente su più piattaforme.
Immaginiamo, ad esempio, che il tuo appartamento sia disponibile dal 10 al 15 agosto sia su Airbnb sia sul tuo sito web.
Un cliente prenota su Airbnb dal 12 al 14 agosto.
Se il calendario del tuo sito non viene aggiornato, un secondo cliente potrebbe prenotare le stesse date direttamente dal sito.
Risultato: due prenotazioni per lo stesso appartamento negli stessi giorni.
Questo è il classico caso di overbooking.
Sincronizzare correttamente i calendari permette quindi di:
- aggiornare automaticamente le disponibilità;
- evitare prenotazioni sovrapposte;
- ridurre gli errori manuali;
- pubblicare la struttura su più portali;
- gestire meglio le prenotazioni dirette;
- risparmiare tempo nella gestione quotidiana.
Come esportare il calendario Airbnb
Per sincronizzare Airbnb con un’altra piattaforma devi prima recuperare il link iCal del calendario.
Accedi al tuo account Airbnb e apri il calendario dell’annuncio che vuoi sincronizzare.
All’interno delle impostazioni del calendario troverai la sezione dedicata alla sincronizzazione dei calendari.
Airbnb permette normalmente due operazioni:
Importa calendario
Serve per inserire in Airbnb il calendario proveniente da Booking.com, Vrbo, dal tuo sito o da un altro sistema.
Esporta calendario
Serve invece per ottenere il link iCal del calendario Airbnb.
Seleziona quindi l’opzione relativa all’esportazione.
Airbnb genererà un URL simile a un normale indirizzo web.
Quel link rappresenta il feed iCal dell’annuncio e può essere inserito nel sistema che vuoi collegare.
Come sincronizzare Airbnb con Booking.com
Se pubblichi lo stesso appartamento sia su Airbnb sia su Booking.com, puoi utilizzare la sincronizzazione iCal in entrambe le direzioni.
Il metodo più corretto consiste nel creare una sincronizzazione bidirezionale.
Dovrai quindi:
- esportare il calendario Airbnb;
- importarlo su Booking.com;
- esportare il calendario Booking.com;
- importarlo su Airbnb.
In questo modo Airbnb riceverà le prenotazioni provenienti da Booking.com e Booking.com riceverà quelle provenienti da Airbnb.
È importante configurare entrambe le direzioni.
Importare solamente Airbnb dentro Booking.com, infatti, non significa necessariamente che Airbnb conosca anche le prenotazioni ricevute attraverso Booking.com.
Come sincronizzare Airbnb con il proprio sito web
Sempre più proprietari di case vacanze cercano di ottenere prenotazioni dirette, evitando di dipendere completamente dalle OTA.
Puoi quindi avere contemporaneamente:
Airbnb + Booking.com + sito web diretto.
Anche in questo caso il sito dovrebbe essere collegato ai calendari dei portali.
Con Host Domination Booking Engine, ad esempio, puoi creare un sistema di prenotazione direttamente sul tuo sito WordPress e collegare i calendari esterni tramite iCal.
Puoi quindi importare il calendario Airbnb nel Booking Engine e fare in modo che le date occupate vengano automaticamente mostrate come non disponibili anche sul tuo sito.
Questo permette di utilizzare il sito non soltanto come vetrina, ma come vero sistema per raccogliere prenotazioni dirette.
Airbnb + Booking.com + sito: come dovrebbe funzionare
Una configurazione tipica potrebbe essere questa:
Airbnb → calendario del sito
Le prenotazioni Airbnb bloccano le date sul sito.
Booking.com → calendario del sito
Le prenotazioni Booking.com bloccano le stesse date sul sito.
Sito → Airbnb e Booking.com
Le prenotazioni dirette ricevute dal sito vengono esportate verso le piattaforme esterne attraverso il calendario iCal.
In questo modo tutti i sistemi condividono le informazioni sulle disponibilità.
L’obiettivo è creare un unico ecosistema in cui ogni calendario conosca le prenotazioni provenienti dagli altri canali.
Cos’è un overbooking?
L’overbooking avviene quando lo stesso alloggio viene venduto due volte per date sovrapposte.
Ad esempio:
Airbnb: prenotazione 10-15 luglio.
Sito web: prenotazione 12-17 luglio.
Le notti dal 12 al 15 luglio risultano quindi vendute a due clienti diversi.
Per il proprietario o gestore della struttura può diventare un problema molto serio.
Potrebbe essere necessario:
- cancellare una prenotazione;
- trovare un’altra sistemazione per il cliente;
- effettuare un rimborso;
- ricevere una recensione negativa;
- subire eventuali penalizzazioni dalla piattaforma.
Per questo motivo la sincronizzazione dei calendari delle case vacanze dovrebbe essere una delle prime configurazioni da effettuare quando si utilizzano più canali di vendita.
iCal evita completamente gli overbooking?
La sincronizzazione iCal riduce fortemente il rischio, ma è importante comprenderne il funzionamento.
iCal non è necessariamente una sincronizzazione istantanea.
Ogni piattaforma aggiorna i calendari con una propria frequenza.
Questo significa che può esistere un breve intervallo tra:
- la ricezione della prenotazione;
- l’aggiornamento del calendario;
- la lettura del calendario da parte degli altri portali.
Per strutture con un numero elevato di prenotazioni contemporanee vengono spesso utilizzati PMS o Channel Manager con collegamenti API in tempo reale.
Per molte case vacanze, B&B e piccoli appartamenti turistici, tuttavia, iCal rappresenta una soluzione semplice ed efficace.
Come ridurre ancora di più il rischio di overbooking
Oltre alla sincronizzazione dei calendari, puoi adottare alcune precauzioni.
Controlla periodicamente la sincronizzazione
Verifica che i calendari esterni risultino ancora collegati.
Un URL modificato, un annuncio eliminato o una configurazione errata potrebbe interrompere la sincronizzazione.
Aggiorna manualmente dopo una prenotazione importante
Se ricevi una prenotazione durante un periodo particolarmente richiesto, può essere utile effettuare anche un aggiornamento manuale dei calendari.
Evita calendari duplicati
Controlla di non aver importato più volte lo stesso feed.
Una configurazione semplice è generalmente più facile da controllare.
Utilizza un calendario centralizzato
Se gestisci più portali, può essere molto comodo utilizzare una dashboard unica nella quale visualizzare tutte le prenotazioni.
In Host Domination Booking Engine PRO, ad esempio, la Planning View permette di visualizzare le prenotazioni all’interno di una timeline centralizzata, distinguendo facilmente le prenotazioni dirette e quelle provenienti dai diversi canali.
Sincronizzazione Airbnb per più appartamenti
Se gestisci più case vacanze, ogni struttura dovrebbe avere il proprio calendario.
Ad esempio:
Appartamento Roma Centro
- Airbnb Roma Centro
- Booking Roma Centro
- calendario sito Roma Centro
Casa Vacanze Fiumicino
- Airbnb Fiumicino
- Booking Fiumicino
- calendario sito Fiumicino
È fondamentale non incrociare accidentalmente i feed iCal di proprietà differenti.
Un errore di configurazione potrebbe infatti bloccare date su un appartamento diverso da quello realmente prenotato.
Per chi gestisce diversi alloggi diventa quindi particolarmente utile avere un gestionale per case vacanze con calendari centralizzati.
Come ricevere prenotazioni dirette senza rinunciare ad Airbnb
Sincronizzare Airbnb con il proprio sito offre un ulteriore vantaggio.
Puoi continuare a utilizzare Airbnb e Booking.com come importanti canali di acquisizione, ma contemporaneamente sviluppare un canale di vendita diretto.
Sul sito puoi inserire:
- calendario disponibilità;
- prezzi;
- numero di ospiti;
- servizi extra;
- richieste di prenotazione;
- pagamento online;
- prenotazioni dirette;
- WhatsApp ed email;
- condizioni di cancellazione.
Con Host Domination Booking Engine puoi trasformare un normale sito WordPress in un sistema di prenotazione per strutture ricettive, collegando allo stesso tempo i calendari Airbnb e degli altri portali.
La versione gratuita permette già di creare e gestire un sistema di prenotazione, mentre la versione PRO aggiunge funzionalità più avanzate per chi vuole utilizzare il sito come vero canale di vendita diretto.
iCal, PMS o Channel Manager: quale scegliere?
Dipende soprattutto dalle dimensioni della struttura.
iCal
Indicato per:
- singoli appartamenti;
- piccole case vacanze;
- B&B;
- piccoli property manager.
È semplice da configurare e supportato da moltissime piattaforme.
PMS
Un Property Management System permette una gestione più completa della struttura.
Può includere:
- prenotazioni;
- ospiti;
- pagamenti;
- prezzi;
- statistiche;
- check-in;
- automazioni.
Channel Manager
Il Channel Manager è pensato soprattutto per chi distribuisce disponibilità e tariffe contemporaneamente su numerosi portali.
Generalmente utilizza collegamenti API più avanzati rispetto al semplice iCal.
Per un proprietario che gestisce poche strutture, partire con la sincronizzazione iCal di Airbnb può essere più che sufficiente.
Domande frequenti sulla sincronizzazione del calendario Airbnb
Posso sincronizzare Airbnb e Booking.com?
Sì. Entrambe le piattaforme permettono di utilizzare calendari iCal. È consigliabile creare una sincronizzazione in entrambe le direzioni.
Posso collegare Airbnb al mio sito WordPress?
Sì. È necessario utilizzare un booking engine o plugin che supporti l’importazione dei calendari iCal.
Le prenotazioni Airbnb vengono aggiornate automaticamente?
Sì, se il feed iCal è correttamente configurato. La frequenza di aggiornamento dipende però dal sistema utilizzato.
Posso avere Airbnb, Booking.com e prenotazioni dirette contemporaneamente?
Sì. È una configurazione molto comune. L’importante è mantenere sincronizzate le disponibilità tra tutti i canali.
La sincronizzazione iCal è gratuita?
Airbnb permette di importare ed esportare calendari iCal senza dover acquistare un Channel Manager esterno.
Posso sincronizzare più calendari Airbnb?
Sì. Se gestisci più appartamenti, ogni annuncio può avere il proprio calendario iCal.
Conclusione
Sapere come sincronizzare il calendario Airbnb è fondamentale quando una casa vacanze viene pubblicata su più piattaforme.
Con la sincronizzazione iCal puoi collegare Airbnb, Booking.com, Vrbo e il calendario del tuo sito, mantenendo le disponibilità più facilmente aggiornate e riducendo significativamente il rischio di overbooking.
Per chi vuole aumentare le prenotazioni dirette, una delle configurazioni più interessanti è collegare i portali a un Booking Engine installato direttamente sul proprio sito.
Host Domination Booking Engine permette di creare un sistema di prenotazione per WordPress e sincronizzare le disponibilità delle strutture attraverso calendari iCal, mantenendo in un unico ambiente prenotazioni dirette e calendari provenienti dalle principali piattaforme.
In questo modo puoi continuare a sfruttare la visibilità delle OTA e, contemporaneamente, costruire un canale di prenotazione indipendente attraverso il tuo sito web.
